Reforma Tributária e certificado digital: o que você precisa saber

Por que a Reforma Tributária impacta o uso de certificado digital?

A aprovação da Reforma Tributária não representa apenas a mudança de tributos, mas também uma modernização completa da estrutura de arrecadação e das rotinas fiscais.

Nesse novo modelo, tudo será digitalizado, centralizado e automatizado e é aí que o certificado digital assume papel fundamental.

Saiba mais sobre a Reforma Tributária em: “Reforma tributária para o contador: cronograma, rotinas e entregáveis por fase”. 

A digitalização crescente das obrigações fiscais

Com a unificação de tributos como PIS, Cofins, ICMS e ISS em dois impostos (CBS e IBS), o governo implementará novas plataformas digitais de apuração e fiscalização. Todas as interações entre contribuintes e o fisco acontecerão online, por meio de sistemas como:

• Portal da Receita Federal para a CBS;
• Plataforma do Comitê Gestor do IBS, para tributos estaduais e municipais;
• Portais de emissão de NF-e, NFC-e e NFS-e com layouts atualizados;
• Sistemas integrados de escrituração digital.

Em todos esses canais, o acesso será feito com certificado digital. Isso garante a segurança, a identidade do usuário e a validade jurídica das informações transmitidas.

Simplificação tributária e aumento da necessidade de autenticidade

Ao simplificar os tributos e centralizar as apurações, o governo também reforça os critérios de controle e rastreabilidade das operações. Como o modelo será não cumulativo e baseado no valor agregado, será essencial que:

• Os dados da nota fiscal sejam válidos e íntegros;
• O emissor da NF-e seja autenticado;
• A transmissão e recepção de documentos sejam seguras.

Para tudo isso, o certificado digital será obrigatório, permitindo a assinatura eletrônica de notas, declarações, retificações e cadastros.

Padronização nacional de processos e validação eletrônica

Com a CBS e o IBS, haverá uma padronização nacional na emissão de documentos fiscais e na entrega de obrigações acessórias. Isso envolve:

• Novos layouts XML da NF-e com campos para CBS, IBS e Imposto Seletivo;
• Sistema unificado de apuração com integração de dados federais, estaduais e municipais;
• Validação automática dos documentos e cruzamento em tempo real com as escriturações.

Nesse cenário, somente documentos assinados com certificado digital ICP-Brasil serão aceitos, pois eles possuem valor legal reconhecido em todo o território nacional.

Leia também: “O que é ICP-Brasil e qual seu papel na validade jurídica dos documentos digitais”. 

O papel do certificado digital no novo cenário de IBS e CBS

A implementação da CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) e do IBS (Imposto sobre Bens e Serviços), criados pela Reforma Tributária, exigirá mudanças significativas na forma como as empresas operam suas rotinas fiscais e emitem documentos eletrônicos.

Neste novo cenário, o certificado digital se torna uma peça-chave, pois ele será o principal meio de garantir a identificação digital segura, a autenticidade dos dados fiscais e a validação jurídica de todas as transações com o fisco.

A seguir, entenda como o certificado será utilizado em cada etapa do novo modelo tributário.

Assinatura de documentos fiscais eletrônicos

A digitalização das obrigações tributárias já é uma realidade no Brasil, mas com a Reforma Tributária ela se intensifica. A assinatura digital com certificado ICP-Brasil será obrigatória para a emissão de:

• NF-e (Nota Fiscal Eletrônica) com os novos campos de IBS e CBS;
• Declarações de apuração e recolhimento dos tributos;
• Comprovantes de entrega de informações fiscais;
• Comunicados, retificações e atualizações cadastrais junto aos órgãos de arrecadação.

Essa assinatura garante que o documento:

• Não seja alterado depois de emitido;
• Seja validado automaticamente pelo sistema nacional;
• Tenha validade jurídica plena, como se tivesse sido assinado à caneta em papel.

Na prática, o certificado digital garante que somente usuários autorizados possam emitir documentos fiscais, evitando fraudes, falsificações e responsabilizações indevidas.

Autenticação para sistemas federais e estaduais

Com a chegada do IBS e da CBS, dois ambientes principais serão utilizados pelas empresas:

1. Sistema da Receita Federal — Para operações relacionadas à CBS (de competência federal);
2. Portal do Comitê Gestor do IBS — Para apuração, fiscalização e recolhimento do IBS (que substitui ICMS e ISS, tributos estaduais e municipais).

Para acessar esses portais, o usuário precisará de autenticação via certificado digital. Ou seja, será preciso comprovar a identidade digital do responsável pela empresa ou do contador autorizado.

Essa autenticação será usada para:

• Realizar o login nos sistemas;
• Entregar declarações;
• Consultar pendências e créditos tributários;
• Corrigir informações e emitir guias de recolhimento.

Sem o certificado digital, nenhuma operação poderá ser realizada nesses ambientes.

Conexão com ERPs e emissores fiscais

Além de acesso e assinatura, o certificado digital será fundamental para a integração segura entre os sistemas internos da empresa e os órgãos governamentais.

Os sistemas de gestão empresarial (ERPs), emissores de NF-e e plataformas de contabilidade digital deverão estar conectados com:

• Receita Federal;
• Comitê Gestor do IBS;
• SEFAZ (nos estados);
• Prefeituras (no caso da NFS-e nacional).

Essa conexão ocorre por meio de webservices que exigem certificado digital, usado tanto para autenticação quanto para criptografia dos dados transmitidos.

Ou seja, o certificado garante:

• Que o sistema que está enviando dados pertence de fato à empresa;
• Que as informações não foram modificadas no meio do caminho;
• Que a comunicação entre os sistemas seja segura e auditável.

Para empresas que emitem centenas ou milhares de notas por mês, essa automação com certificado digital será essencial para manter a conformidade com as regras da Reforma Tributária e evitar rejeições, autuações ou perda de prazos.

Leia no ClickNotas: “A Reforma Tributária e o impacto na emissão de NF-e”. 

Obrigações acessórias na Reforma Tributária que exigem certificado digital

Com a implementação da CBS e do IBS, a Reforma Tributária inaugura uma nova fase na relação entre contribuintes e o fisco: mais digital, mais integrada e com exigência crescente de segurança e autenticidade.

Nesse contexto, o certificado digital ICP-Brasil se torna indispensável para o cumprimento das obrigações acessórias, ou seja, aquelas rotinas fiscais que não envolvem diretamente o pagamento do imposto, mas que são obrigatórias para manter a empresa em conformidade com a legislação.

Veja, a seguir, as principais obrigações acessórias que exigirão certificado digital no novo modelo tributário.

Leia também: “O que é certificado digital e por que ele é obrigatório para tantas empresas”. 

Declarações e apuração unificada (IBS e CBS)

Uma das promessas da Reforma é a simplificação na apuração dos tributos sobre o consumo. Para isso, será criado um sistema unificado que concentra:

• Declarações periódicas da CBS (tributo federal que substitui PIS e Cofins);
• Declarações do IBS, de competência dos estados e municípios (substitui ICMS e ISS).

Essas declarações deverão ser enviadas eletronicamente e assinadas digitalmente, com uso de certificado digital válido. Isso inclui:

• Apuração dos valores devidos por período;
• Informações sobre créditos tributários gerados;
• Operações com alíquotas diferenciadas, regimes especiais ou cashback;
• Compensações, isenções e deduções.

Ou seja, o certificado digital será obrigatório tanto para transmitir quanto para validar o conteúdo das obrigações acessórias, garantindo sua autenticidade perante o fisco.

Importante: mesmo microempresas ou empresas do Simples Nacional podem ter de usar certificado digital, principalmente quando optarem por emitir NF-e ou realizar operações interestaduais.

Saiba mais sobre os novos impostos em: “CBS e IBS: o que são, quando começam e como afetam seu dia a dia”.

Acesso ao portal do Comitê Gestor e sistemas tributários

Com a criação do Comitê Gestor do IBS (CG-IBS), será implantado um portal digital unificado para todas as obrigações relacionadas ao IBS. Esse portal funcionará como uma espécie de “Receita Federal dos estados e municípios”, centralizando:

• Emissão de documentos;
• Consultas de apuração e pagamento;
• Atualizações cadastrais;
• Comunicações oficiais com contribuintes;
• Emissão de guias para pagamento do IBS.

Esse acesso será autenticado com certificado digital seja da empresa, do contador responsável ou de procuradores eletrônicos devidamente habilitados.

Além disso, o CG-IBS poderá exigir a assinatura digital de atos administrativos e declarações, reforçando ainda mais o papel do certificado na relação entre contribuinte e fisco.

Para acessar o CG-IBS, será obrigatório ter um certificado digital compatível com os padrões da ICP-Brasil, o que garante a validade jurídica das interações eletrônicas.

Saiba mais sobre em: “Como o Comitê Gestor do IBS funcionará?”. 

Atualizações cadastrais e transmissões obrigatórias

Além das apurações periódicas, muitas obrigações acessórias são eventuais, mas igualmente obrigatórias e sensíveis. Com a Reforma Tributária, será necessário certificado digital para:

• Atualizar cadastros fiscais de empresa, filiais ou responsáveis legais;
• Declarar mudança de regime tributário;
• Corrigir erros de dados enviados anteriormente;
• Realizar transmissões complementares, como obrigações acessórias específicas de setores com regimes diferenciados (ex.: combustíveis, telecomunicações, transporte).

Essas atualizações poderão ser feitas diretamente nos portais do fisco ou via integração com sistemas (ERPs, contábeis, fiscais). Em qualquer dos casos, o uso de certificado digital será exigido para:

• Validar as informações transmitidas
• Garantir a identidade do emissor
• Evitar fraudes e responsabilizações indevidas

Certificado digital e a modernização dos documentos fiscais

A Reforma Tributária representa uma transformação profunda não apenas na forma de apurar tributos, mas também na emissão, validação e armazenamento dos documentos fiscais eletrônicos. Nesse cenário, o certificado digital ICP-Brasil será peça-chave para garantir validade jurídica, segurança e integração sistêmica.

A seguir, entenda como o certificado digital se conecta à modernização dos documentos fiscais e por que ele se torna ainda mais indispensável no novo modelo tributário.

Nota fiscal com novos tributos: validação e assinatura

Com a substituição do ICMS, ISS, PIS e Cofins por IBS e CBS, os layouts da nota fiscal eletrônica (NF-e, NFS-e e NFC-e) passarão por reformulações profundas.

Essas mudanças incluem:

• Novos campos obrigatórios para destacar IBS e CBS;
• Identificação do valor agregado da operação;
• Informações sobre regimes diferenciados, como alíquota reduzida, isenção ou cashback;
• Destaque do local de consumo (tributação no destino).

Para garantir que essas informações sejam consideradas válidas pelo fisco, a assinatura digital com certificado ICP-Brasil será obrigatória. Ela será usada para:

• Assinar o arquivo XML da nota fiscal antes da transmissão;
• Provar a integridade e autoria do documento;
• Impedir adulterações após o envio.

Isso vale tanto para empresas quanto para prefeituras e órgãos públicos emissores de NFS-e, que precisarão seguir os padrões de assinatura digital nacionalmente padronizados.

Integração com NFC-e, NF-e, NFS-e nacional e demais documentos eletrônicos

A modernização trazida pela Reforma Tributária também busca unificar e padronizar os documentos fiscais eletrônicos, algo que hoje é bastante fragmentado entre estados e municípios.

Com a criação de um modelo nacional de IBS e CBS, espera-se maior integração entre:

• NF-e (Nota Fiscal Eletrônica): para vendas de produtos;
• NFS-e nacional (Nota Fiscal de Serviços): padronizada em todo o país;
• NFC-e (Nota Fiscal do Consumidor): para o varejo físico;
• DF-e (Documentos Fiscais Eletrônicos): como CT-e, MDF-e, BP-e.

Todos esses documentos exigirão assinatura digital no padrão ICP-Brasil para serem aceitos pelos órgãos de validação e apuração (como Receita Federal, Comitê Gestor do IBS e secretarias estaduais).

Além disso, ERPs e emissores fiscais precisarão estar integrados a esse ecossistema de documentos, exigindo certificados digitais válidos e atualizados para:

• Transmitir documentos em tempo real
• Validar dados com múltiplos entes federativos
• Armazenar os XMLs de forma segura e rastreável

Como o certificado evitar rejeições e inconsistências

Um dos problemas mais comuns enfrentados por empresas na emissão de notas fiscais é o erro de assinatura digital ou a ausência dela, o que gera:

• Rejeição do documento na SEFAZ ou Receita
• Impedimento da circulação da mercadoria ou prestação do serviço
• Multas e complicações com obrigações acessórias

Com a implantação dos novos tributos (IBS e CBS) e seus respectivos campos técnicos, a validação fiscal se tornará ainda mais rigorosa. O uso correto do certificado digital ajuda a:

• Garantir que a assinatura do documento fiscal seja válida e esteja em conformidade com a ICP-Brasil;
• Evitar falhas de autenticação no envio para os órgãos fiscalizadores;
• Reduzir a ocorrência de notas rejeitadas, devolvidas ou contestadas;
• Aumentar a segurança jurídica das transações.

Além disso, em ambientes com grande volume de documentos fiscais, o uso de certificado digital (principalmente do tipo A1, instalado em servidor) permite automação do processo de emissão e assinatura, otimizando o dia a dia das empresas.

Leia também: “Emitir nota fiscal com certificado digital: como funciona e quais são os requisitos”. 

Como escolher o tipo de certificado digital ideal para a Reforma Tributária

Com as novas exigências da Reforma Tributária incluindo o uso ampliado de certificados digitais para assinar documentos fiscais, autenticar acessos e integrar sistemas é essencial entender qual modelo de certificado digital é mais adequado para sua empresa.

A escolha correta evita gargalos operacionais, falhas de emissão e problemas com obrigações acessórias. Vamos entender os critérios mais importantes:

A1 x A3: qual faz mais sentido para as empresas?

Atualmente, os certificados mais usados pelas empresas são os modelos do tipo A1 e A3, ambos com validade jurídica reconhecida pela ICP-Brasil. Mas há diferenças importantes no uso e na aplicação de cada um:

Certificado Digital A1

• Instalado diretamente em computadores ou servidores
• Validade de 1 ano
• Permite automação de processos (como emissão em lote de NF-e e integração com ERP)
• Ideal para empresas que emitem grandes volumes de documentos fiscais
• Mais fácil de renovar e gerenciar digitalmente
• Recomendado para ambientes que exigem conexão com sistemas fiscais em tempo real

Certificado Digital A3

• Armazenado em mídias físicas (token USB ou cartão)
• Validade de até 3 anos
• Requer inserção física para assinatura, o que pode limitar automações
• Mais indicado para uso pontual, como assinatura de contratos ou acessos manuais
• Menos prático para emissão contínua de documentos fiscais

Para a realidade da Reforma Tributária, com grandes volumes de emissão, novas regras técnicas e integração constante com sistemas do fisco, o certificado A1 tende a ser o mais vantajoso para a maioria das empresas.

Requisitos para integração com sistemas fiscais

Com a criação de tributos como IBS e CBS, as empresas precisarão:

• Emitir documentos fiscais com os novos tributos em ambiente padronizado nacionalmente
• Conectar ERPs e emissores a webservices da Receita Federal e do Comitê Gestor do IBS
• Assinar em tempo real documentos como NF-e, NFS-e nacional, declarações, relatórios e atualizações cadastrais

Para isso, o certificado digital deve ser compatível com os seguintes requisitos técnicos:

• Compatibilidade com APIs e integrações via XML
• Capacidade de emissão automática e sem intervenção humana (ex: NF-e em lote)
• Armazenamento seguro, mas acessível aos sistemas de emissão
• Renovação e atualização simples, com impacto mínimo nos sistemas
• Possibilidade de instalação em múltiplas máquinas (A1 permite; A3 não)

Se sua empresa utiliza ERP ou sistemas fiscais automatizados, é altamente recomendável optar por um certificado A1, com política de backup e renovação bem definida.

Renovação e validade durante o período de transição (2026–2033)

O novo modelo tributário será implantado progressivamente, com testes a partir de 2026, adesão facultativa em 2027 e obrigatoriedade total em 2033.

Durante esse período, o uso de certificado digital será ainda mais importante, já que empresas precisarão lidar com dois sistemas em paralelo:

• O sistema atual (ICMS, ISS, PIS, Cofins)
• O novo sistema (IBS, CBS e IS)

Diante disso, é estratégico:

• Planejar um cronograma de renovação do certificado digital alinhado às fases da transição
• Manter um certificado válido e funcional durante todo o ciclo tributário (apuração, envio, retificação)
• Garantir que o certificado seja compatível com ambientes de testes (homologação) e produção

Empresas que renovarem seus certificados A1 anualmente terão maior controle sobre a validade e segurança, facilitando o acompanhamento das mudanças que virão com a reforma.

Resumo prático: qual certificado escolher?

Para escolher com precisão, leia: “A1 ou A3: qual tipo de certificado digital é ideal para sua empresa?”. 

Conclusão: certificado digital será indispensável no novo modelo tributário

A Reforma Tributária representa uma profunda reestruturação do sistema de arrecadação no Brasil. Com a criação do IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) e da CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços), empresas e profissionais da área fiscal enfrentarão um novo cenário: mais digital, mais integrado e mais exigente em termos de segurança, autenticidade e conformidade.

Nesse contexto, o certificado digital deixa de ser apenas um requisito técnico e passa a ocupar um papel estratégico na rotina tributária e contábil das empresas. Ele será essencial para:

• Assinar notas fiscais com os novos tributos
• Acessar portais como o do Comitê Gestor do IBS
• Transmitir declarações unificadas e apurações do novo modelo
• Validar documentos eletrônicos com validade jurídica
• Integrar ERPs e sistemas fiscais a novas plataformas governamentais

Além disso, com a padronização nacional das obrigações acessórias e a digitalização das rotinas fiscais, o uso de certificados do tipo A1 com mais flexibilidade e integração, tende a se consolidar como padrão para empresas de todos os portes.

Empresas que se anteciparem às mudanças terão vantagens competitivas, como maior agilidade, redução de riscos fiscais e acesso facilitado a créditos tributários no novo regime.