O que é certificado digital e por que ele é obrigatório para tantas empresas

O que é certificado digital?

O certificado digital é um arquivo eletrônico que funciona como uma identidade virtual para pessoas físicas ou jurídicas. Ele garante validade legal a operações realizadas em ambiente digital, permitindo a autenticação da identidade de usuários e empresas.

Mais do que um recurso tecnológico, ele é essencial para a formalização de atividades digitais, viabilizando assinaturas eletrônicas seguras, acesso a plataformas públicas e cumprimento de obrigações fiscais.

A emissão do certificado é regulamentada no Brasil pela ICP-Brasil, conferindo-lhe presunção legal de autenticidade e integridade.

Identidade eletrônica com validade jurídica

Emitido para pessoas físicas (e-CPF) ou jurídicas (e-CNPJ), o certificado digital funciona como uma carteira de identidade eletrônica que permite realizar atos com força jurídica.

Sua tecnologia se baseia em criptografia de chave pública, utilizando dois códigos matemáticos, um público e outro privado, para garantir que o documento foi gerado ou assinado por quem detém o certificado.

Isso assegura três pilares fundamentais: autenticidade (quem assinou), integridade (conteúdo inalterado) e não repúdio (assinatura com valor legal).

Com ele, a necessidade de firma reconhecida ou autenticação em cartório é eliminada — todas as ações feitas com o certificado são auditáveis e aceitas por órgãos públicos e privados.

Emissão autorizada pela ICP-Brasil

No Brasil, todos os certificados digitais válidos precisam ser emitidos dentro da estrutura da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), uma cadeia hierárquica que confere legitimidade às assinaturas digitais. Esse modelo segue padrões internacionais de segurança e é fiscalizado pelo ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação).

A emissão só pode ser realizada por Autoridades Certificadoras credenciadas, empresas autorizadas a validar dados e gerar o certificado. Durante o processo, o titular (empresa ou pessoa) passa por uma verificação de identidade rigorosa, com entrega de documentos e, em alguns casos, comparecimento presencial ou videoconferência.

Funções básicas

O certificado digital vai muito além da simples assinatura de documentos. Ele é essencial para:

Autenticação

A autenticação por certificado digital assegura que o usuário acessando um sistema é realmente quem diz ser.

É usada para login em plataformas governamentais, envio de declarações fiscais, ou acesso a ambientes restritos como o e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte da Receita Federal).

Assinatura

Com o certificado, é possível assinar contratos, documentos fiscais (como NF-e e NFC-e), relatórios contábeis e até documentos judiciais, tudo com validade legal.

Ele substitui a assinatura manuscrita e possui a mesma força probatória de um contrato com firma reconhecida em cartório.

Acesso a sistemas públicos

Diversos serviços digitais governamentais exigem o uso de certificado digital, como:

• Emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e, NFS-e, NFC-e);
• Envio de obrigações como eSocial, SPED e DCTFWeb;
• Acesso ao sistema Conectividade Social da Caixa para envio de FGTS;
• Consulta e regularização de débitos no e-CAC.

Leia também: “O que é ICP-Brasil e como ela garante a validade do seu certificado”.

Quais são os principais tipos de certificado digital?

Escolher o tipo correto de certificado digital é essencial para garantir que sua empresa atenda às exigências legais e operacionais com segurança.

Os certificados se dividem tanto pelo tipo de titularidade (pessoa física ou jurídica) quanto pela forma de armazenamento (A1 ou A3), e cada um tem finalidades específicas.

A seguir, entenda as diferenças entre os principais modelos e qual pode ser mais adequado para cada situação.

e-CPF: para pessoas físicas

O e-CPF é a versão digital do CPF e funciona como uma identidade eletrônica para pessoas físicas. Ele permite que profissionais, autônomos, contadores, sócios de empresas e representantes legais realizem atividades como:

• Assinar documentos digitalmente com validade jurídica;
• Acessar sistemas da Receita Federal, como o e-CAC;
• Enviar declarações como o Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF);
• Assinar contratos e acessar portais de tribunais e cartórios eletrônicos.

Embora seja voltado à pessoa física, o e-CPF é amplamente utilizado por profissionais que representam legalmente empresas ou atuam em áreas jurídicas, contábeis e administrativas.

e-CNPJ: para empresas e representantes legais

O e-CNPJ é o equivalente digital do CNPJ e representa juridicamente a empresa no meio eletrônico. Ele é utilizado para:

• Emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e, NFS-e, NFC-e);
• Envio de obrigações fiscais e contábeis como SPED, eSocial e DCTFWeb;
• Acesso ao portal da Receita Federal (e-CAC) para regularizações, parcelamentos e consultas;
• Assinatura de contratos empresariais com validade jurídica.

O e-CNPJ deve ser emitido por um representante legal cadastrado na Receita Federal e é obrigatório para empresas de médio e grande porte — e também para muitas optantes pelo Simples Nacional, dependendo do estado e atividade.

Leia também: “e-CPF ou e-CNPJ: entenda as diferenças e qual sua empresa precisa”

Certificados por tipo de armazenamento: A1 e A3

Os certificados digitais se diferenciam não apenas pelo tipo de titularidade (e-CPF ou e-CNPJ), mas também pela forma de armazenamento e uso. Os modelos mais utilizados no Brasil são o A1 e o A3, cada um com características distintas que impactam diretamente a rotina das empresas.

• A1: é um arquivo digital instalado no computador ou servidor da empresa. Tem validade de 1 ano, permite múltiplas cópias de segurança, e é ideal para empresas que precisam de agilidade na emissão de notas fiscais ou para integrar com sistemas de gestão (ERP/PDV). Como não depende de hardware externo, é mais prático para uso em nuvem ou automações fiscais.
• A3: é armazenado em um dispositivo físico (cartão com chip ou token USB). Tem validade de 1 a 3 anos e exige a inserção do dispositivo e senha para cada uso. É indicado para empresas que desejam mais controle de acesso ou para profissionais que assinam documentos com pouca frequência e em ambientes com menor risco de extravio.

Qual escolher?

• Empresas que operam em nuvem, usam sistemas de gestão ou emitem notas fiscais com automação, como em marketplaces ou ERPs, devem optar pelo modelo A1. Ele é mais versátil, permite uso simultâneo em diferentes sistemas e facilita rotinas com múltiplos usuários e integrações.
• Já o modelo A3 é ideal para ambientes com menos usuários ou para quem busca maior controle físico do uso do certificado, como profissionais que assinam poucos documentos ou que trabalham em locais com risco elevado de acesso indevido.

E quando mudar de modelo?

É comum empresas iniciarem com um certificado A3, especialmente por acharem que ele é mais seguro, conforme aumentam a complexidade da operação, migram para o modelo A1. Isso ocorre principalmente quando passam a usar sistemas em nuvem, automatizam o faturamento ou delegam funções a diferentes setores.

Essa migração pode ser feita sem prejuízo legal, desde que o novo certificado seja emitido e registrado conforme as exigências da ICP-Brasil. Avaliar o modelo ideal para cada etapa do crescimento da empresa é fundamental para manter segurança, agilidade e conformidade fiscal.

Leia também: “A1 ou A3: qual tipo de certificado digital é ideal para sua empresa?”. 

Por que o certificado digital é obrigatório em muitas empresas?

Nos últimos anos, o certificado digital deixou de ser apenas uma comodidade tecnológica e passou a ser uma exigência legal em diversas situações.

Para as empresas, ele é fundamental não apenas para o cumprimento das obrigações fiscais, mas também para manter o acesso a sistemas públicos e garantir a autenticidade de operações no ambiente digital.

A obrigatoriedade do certificado está diretamente ligada à digitalização de processos e ao fortalecimento da segurança jurídica nas transações empresariais. A seguir, entenda por que sua empresa não pode operar sem ele em determinadas situações.

Exigência para o Simples Nacional, NF-e e eSocial

Mesmo empresas optantes pelo Simples Nacional, modelo tributário mais simplificado,  são obrigadas a utilizar o certificado digital em várias situações, especialmente quando:

• Emitem Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ou NFC-e;
• Têm mais de um funcionário registrado e precisam declarar o eSocial;
• São obrigadas a entregar obrigações acessórias digitais, como o SPED Fiscal ou Contribuições.

Para empresas no Lucro Presumido ou Lucro Real, o uso do certificado digital é ainda mais abrangente, sendo necessário para praticamente todas as interações com o fisco.

Isso inclui o envio de declarações, validação de créditos tributários, parcelamentos, e cumprimento de obrigações estaduais e municipais. A ausência do certificado nesses casos impede a transmissão de documentos e coloca a empresa em risco de sanções fiscais.

Acesso ao e-CAC e outras plataformas da Receita Federal

O certificado digital funciona como uma “chave mestra” para acessar o ecossistema tributário digital brasileiro. Sem ele, grande parte das ferramentas da Receita Federal fica inacessível, o que inviabiliza a gestão fiscal e contábil de uma empresa moderna.

O principal ambiente é o e-CAC (Centro Virtual de Atendimento ao Contribuinte). Com o certificado, o responsável legal ou contador da empresa pode executar tarefas cruciais, como:

• Emitir e retificar declarações como DCTF, EFD-Reinf e DIRF;
• Aderir a parcelamentos especiais, como o REFIS ou programas estaduais;
• Consultar e pagar débitos em aberto (inclusive emitir DARFs vencidos com multa e juros calculados automaticamente);
• Verificar pendências e inconsistências fiscais, como divergências em declarações ou problemas em malhas da Receita;
• Acompanhar processos fiscais em andamento (auto de infração, intimações, notificações);
• Emitir procurações eletrônicas para terceiros representarem a empresa digitalmente.

Além disso, o certificado digital é exigido para acessar outras plataformas governamentais, como:

• Conectividade Social (Caixa Econômica Federal) para envio de FGTS;
• eSocial, onde são registradas admissões, desligamentos e eventos trabalhistas;
• Junta Comercial e tribunais eletrônicos, para registro de atos societários e assinatura de documentos jurídicos.

Depender apenas do contador para esse acesso pode trazer riscos: atrasos, perda de notificações e falta de controle. Ter o próprio certificado é uma estratégia de autonomia e segurança na gestão da empresa.

Assinaturas com validade jurídica em processos digitais

O certificado digital permite assinar documentos eletrônicos com a mesma validade jurídica de uma assinatura manuscrita reconhecida em cartório. Isso ocorre porque ele é emitido dentro da estrutura da ICP-Brasil, conferindo presunção de autenticidade, integridade e autoria ao documento assinado.

Um exemplo prático é a assinatura de um aditivo contratual com fornecedores, como a extensão de prazo de entrega ou renegociação de valores. Com o uso do certificado digital ICP-Brasil, ambas as partes podem firmar esse aditivo remotamente, com plena validade jurídica, sem necessidade de cartório ou envio físico do documento.

Essa assinatura digital com certificado ICP-Brasil é diferente de assinaturas eletrônicas simples, como as feitas por plataformas como DocuSign ou Clicksign. As principais diferenças são:

• Presunção legal de validade: Assinaturas com certificado ICP-Brasil são presumidas válidas por lei (MP 2.200-2/2001), enquanto assinaturas eletrônicas comuns podem exigir provas adicionais em disputas judiciais;
• Autenticidade garantida por criptografia: A assinatura digital ICP-Brasil vincula de forma inequívoca o documento ao titular do certificado;
• Auditabilidade e integridade: Qualquer alteração no conteúdo após a assinatura invalida o certificado, o que não ocorre em todas as formas de assinatura eletrônica;
• Uso obrigatório em atos com o governo: Somente o certificado ICP-Brasil é aceito em portais públicos como e-CAC, Conectividade Social, eSocial e juntas comerciais.

Portanto, usar o certificado digital ICP-Brasil para assinar digitalmente não é apenas uma questão de praticidade, é uma forma de garantir segurança jurídica, redução de custos com cartório e conformidade com exigências legais em processos empresariais.

O que acontece se a empresa não tiver certificado digital?

Apesar de sua crescente obrigatoriedade, muitas empresas ainda operam sem um certificado digital, o que pode comprometer seriamente sua regularidade fiscal, suas operações cotidianas e até mesmo sua competitividade no mercado.

A seguir, detalhamos os principais impactos negativos dessa ausência.

Impossibilidade de cumprir obrigações fiscais e acessórias

A falta de certificado digital impede o envio e validação de uma série de obrigações exigidas pela Receita Federal e pelos fiscos estaduais e municipais. Sem ele, a empresa pode não conseguir:

• Emitir Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) ou NFC-e;
• Transmitir declarações digitais como SPED Fiscal, DCTFWeb, EFD Contribuições, entre outras;
• Gerar guia de pagamento de tributos (ex: DAS do Simples Nacional, DARF, GPS);
• Acessar sistemas como o e-CAC, Conectividade Social e eSocial.

Na prática, isso significa operar na informalidade ou com lacunas de compliance fiscal, o que pode gerar sérios problemas com o Fisco.

Risco de autuações, perda de prazos e exclusão de regimes tributários

Ao não cumprir obrigações no prazo por falta de certificado digital, a empresa se expõe a penalidades como:

• Multas automáticas por atraso na entrega de declarações;
• Autuações fiscais por omissão de informações ou escrituração incompleta;
• Impedimento de emissão de notas fiscais, comprometendo o faturamento;
• Perda de benefícios fiscais e até exclusão do Simples Nacional por inadimplência ou descumprimento de requisitos.

Além disso, o histórico de inadimplência pode impactar negativamente o CNPJ, restringindo o acesso a crédito bancário, financiamentos e convênios com instituições públicas.

Dificuldade para contratar serviços, participar de licitações ou emitir notas fiscais

Sem certificado digital, a empresa enfrenta barreiras práticas para operar com regularidade:

• Não pode participar de licitações públicas, já que o uso de assinatura digital é exigido em pregões eletrônicos e portais de compras governamentais;
• Encontra dificuldades na contratação de serviços com instituições financeiras, seguradoras e fornecedores que exigem autenticidade digital nas transações;
• Fica impedida de emitir documentos fiscais eletrônicos, o que inviabiliza vendas regulares e o cumprimento da legislação tributária vigente.

A ausência do certificado também limita a integração com sistemas de contabilidade, ERPs e plataformas de automação, reduzindo a eficiência e a profissionalização da empresa.

Leia também: “Certificado digital para MEI, ME e LTDA: o que muda?”.

Como emitir um certificado digital para sua empresa

A emissão do certificado digital é um processo relativamente simples, mas que exige atenção a alguns detalhes técnicos e burocráticos.

A escolha do tipo de certificado, o modelo de armazenamento e o cumprimento dos requisitos legais são passos que garantem que sua empresa esteja pronta para operar com segurança e validade jurídica no ambiente digital.

Definir se será e-CPF ou e-CNPJ

O primeiro passo é entender qual tipo de certificado atende melhor às necessidades da sua empresa:

• e-CPF: voltado para pessoas físicas, mas muito utilizado por empresários individuais, contadores e representantes legais que precisam assinar documentos eletrônicos em nome próprio. É comum em empresas menores ou para acesso pessoal ao e-CAC da Receita Federal.
• e-CNPJ: é o certificado emitido em nome do CNPJ da empresa, representando juridicamente a pessoa jurídica em transações fiscais, assinatura de documentos, emissão de notas fiscais e acesso a sistemas públicos. É o mais indicado para negócios que emitem NF-e ou têm obrigações acessórias frequentes.

Ambos são certificados com validade legal, mas o e-CNPJ oferece uma representação direta da empresa e costuma ser o mais utilizado em ambientes corporativos.

Escolher entre modelo A1 e A3

A definição entre os modelos A1 e A3 está relacionada ao meio de armazenamento e nível de segurança desejado:

• Certificado A1: é um arquivo digital instalado no computador ou servidor da empresa. Tem validade de 1 ano e permite uso simultâneo em múltiplos sistemas, ideal para empresas com rotinas integradas e que utilizam automações fiscais.
• Certificado A3: armazenado em dispositivos físicos, como tokens USB ou cartões inteligentes. Tem validade de até 3 anos e oferece um nível adicional de segurança, já que exige o uso do dispositivo físico para cada autenticação ou assinatura.

A escolha depende da estrutura e da rotina da empresa. Para ambientes com múltiplos acessos simultâneos, o A1 é mais prático.

Já o A3 é recomendado quando há necessidade de mobilidade com maior segurança.

Agendamento, documentação e validação com a certificadora

Com o tipo e modelo definidos, o próximo passo é agendar a emissão com uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela ICP-Brasil. O processo inclui:

1. Agendamento online no site da certificadora de sua escolha;
2. Reunião presencial ou videoconferência para validação de identidade;
3. Apresentação de documentos obrigatórios, como:
   • Documento de identidade e CPF do representante legal;
   • Contrato social ou Requerimento de Empresário (para MEIs);
   • Comprovante de endereço atualizado;
   • Cartão do CNPJ;
4. Emissão e instalação do certificado no dispositivo escolhido (ou liberação do arquivo no caso do A1).

O processo costuma ser rápido, levando entre 15 minutos e 2 dias úteis, dependendo da certificadora e da modalidade de atendimento.

Saiba mais em: “Como emitir um certificado digital no CertClick: passo a passo completo”.

Conclusão

Adotar o certificado digital não é apenas uma obrigação legal — é uma escolha estratégica que coloca sua empresa em sintonia com a transformação digital. Ele simplifica rotinas, dá segurança jurídica às operações e garante conformidade com as exigências fiscais e governamentais.

Empresas que integram o certificado ao seu dia a dia operam com mais agilidade, profissionalismo e competitividade, além de estarem protegidas contra penalidades, atrasos e entraves burocráticos.

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