Como funciona o modelo de nota fiscal atualmente?
Antes de entender as mudanças que vêm com a Reforma, é importante saber como funciona o modelo atual de nota fiscal eletrônica.
Estrutura da NF-e, NFS-e e NFC-e
Hoje, os três principais tipos de nota fiscal eletrônica são:
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica): usada na venda de produtos ou mercadorias;
- NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica): usada na prestação de serviços;
- NFC-e (Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica): usada no varejo, no ponto de venda ao consumidor final.
Cada modelo segue layouts padronizados e definidos por órgãos como a SEFAZ, prefeituras ou ambiente nacional, com campos específicos para identificar:
- Emitente e destinatário;
- Produtos ou serviços
- Impostos aplicados (como ICMS, ISS, PIS, Cofins, IPI);
- Valores, base de cálculo, CFOP e outras informações obrigatórias.
O papel do XML e da validação eletrônica
O XML da nota fiscal é o arquivo digital que contém todas as informações fiscais da operação. Ele é gerado automaticamente pelo sistema emissor, assinado com certificado digital e transmitido ao Fisco.
Esse processo garante:
- Autenticidade do documento;
- Validação automática da operação;
- Segurança jurídica e comprovação fiscal.
Após a validação, o Fisco autoriza a nota, e o XML passa a ter validade jurídica plena. O DANFE, por sua vez, é apenas uma representação gráfica da nota e não substitui o XML.
Com a chegada de IBS, CBS e IS, o XML continuará sendo o documento oficial, mas exigirá novos campos, validações e ajustes técnicos.
IBS, CBS e IS mudam a estrutura da nota fiscal?
A entrada dos tributos IBS (estadual/municipal), CBS (federal) e Imposto Seletivo (IS) exigirá mudanças importantes na forma como as notas fiscais são preenchidas e processadas. Embora o modelo eletrônico (XML) continue sendo a estrutura oficial, o conteúdo fiscal do documento será profundamente alterado.
O que muda no conteúdo fiscal da nota
Com a substituição de ICMS, ISS, PIS e Cofins, as notas fiscais precisarão refletir os novos tributos em campos próprios e específicos. Algumas das principais mudanças incluem:
- Inclusão de campos exclusivos para IBS e CBS, com:
- Base de cálculo do imposto;
- Alíquota aplicável;
- Valor do imposto devido;
- Identificação do local de destino (essencial para a repartição do IBS);
- Indicação se há direito a crédito (crédito financeiro amplo);
- Destaque do Imposto Seletivo, quando aplicável:
- O IS deverá ser informado nas notas fiscais sempre que o produto ou serviço estiver sujeito a esse tributo;
- Produtos como bebidas, cigarros, veículos e atividades com impacto ambiental estão entre os possíveis afetados.
- Códigos fiscais atualizados:
- CFOP, CST, NCM e demais códigos fiscais poderão sofrer ajustes para refletir corretamente a nova sistemática tributária.
Essa mudança de conteúdo visa permitir que o sistema de apuração eletrônica dos novos tributos funcione com base exclusivamente nas informações prestadas no XML da nota.
O que permanece no layout do documento
Apesar das mudanças no conteúdo, a estrutura técnica da nota fiscal não será totalmente substituída. Isso significa que o formato XML continua sendo o padrão nacional, e muitos dos campos atualmente utilizados permanecem válidos, como:
- Dados do emitente e destinatário;
- Informações sobre produtos ou serviços;
- Informações de transporte, frete e volume;
- Totais da nota e formas de pagamento;
- Chave de acesso e protocolo de autorização.
O que muda, na prática, é o preenchimento de campos específicos e a forma como o sistema interpreta os dados inseridos. A validação eletrônica também será mais exigente, com cruzamentos automáticos e rastreabilidade total das operações.
Atenção: Empresas que não atualizarem seus sistemas emissores e cadastros fiscais correm o risco de emitir notas com dados incorretos, perdendo créditos ou sofrendo penalidades.
Leia também: “CBS e IBS: o que são, quando começam e como afetam seu dia a dia”.
Quais informações novas passam a ser essenciais na nota fiscal?
Com a implementação do IBS, da CBS e do Imposto Seletivo (IS), a nota fiscal passará a exigir informações fiscais mais detalhadas para garantir a correta apuração eletrônica e o cumprimento das novas regras da Reforma Tributária.
Destaque de IBS e CBS
A principal novidade é a obrigatoriedade de destacar separadamente o IBS (estadual e municipal) e a CBS (federal) nas notas fiscais. Cada um desses tributos terá seus próprios campos no XML, com dados como:
- Base de cálculo do imposto: valor sobre o qual a alíquota será aplicada;
- Alíquota efetiva: percentual definido para cada tipo de operação;
- Valor do tributo devido: resultado da base multiplicada pela alíquota;
- Identificação do local de destino da operação: fundamental para o IBS, pois afeta a repartição entre os entes federativos;
- Indicação de crédito gerado ou aproveitado: relevante para o modelo de não cumulatividade plena.
Importante: esses dados não podem ser apenas visíveis no DANFE, devem obrigatoriamente estar preenchidos corretamente no XML da nota fiscal eletrônica, pois é ele que será lido pelo sistema de apuração nacional.
Identificação de operações sujeitas ao Imposto Seletivo
Para empresas que atuam com produtos ou serviços sujeitos ao Imposto Seletivo (IS), será necessário incluir nas notas:
- Código que identifica o IS;
- Valor do IS incidente na operação;
- Justificativa da incidência ou não incidência, conforme a legislação do IS.
Essas informações devem ser incluídas sempre que houver incidência do IS, mesmo que o imposto não esteja sendo recolhido naquele momento (exemplo: substituição tributária ou isenção).
Impactos na base de cálculo
As novas exigências também impactam como a base de cálculo dos tributos é definida na nota fiscal. Isso inclui:
- A separação clara entre o valor da mercadoria/serviço e os tributos incidentes;
- Inclusão ou exclusão de encargos financeiros, frete, seguros, entre outros;
- Identificação do local de destino da mercadoria (para efeitos do IBS).
Um erro na base de cálculo pode afetar diretamente o valor do imposto a recolher e o direito ao crédito nas operações subsequentes.
Transparência fiscal
A nova estrutura das notas também fortalece o princípio da transparência fiscal, previsto na Emenda Constitucional nº 132/2023. Isso significa que o consumidor final, pessoa física ou jurídica deve ter acesso claro aos tributos incidentes na operação.
Por isso, o DANFE e outros documentos auxiliares deverão trazer o valor do IBS, CBS e IS destacados de forma visível, mesmo que o XML seja o único documento com validade jurídica.
Leia também em: “Não cumulatividade plena: o que isso significa?”.
Como a nota fiscal se conecta à apuração eletrônica dos tributos?
Com a implementação do novo modelo tributário, a nota fiscal eletrônica (NF-e) passa a ter uma função ainda mais estratégica: ela será a base principal para o cálculo, fiscalização e recolhimento automático dos tributos.
O Fisco passará a depender diretamente da qualidade e precisão das informações declaradas no XML para realizar a apuração dos impostos.
Nota fiscal como base do cálculo automático
Na prática, o que estiver declarado no XML da nota fiscal será o que alimentará os sistemas nacionais de apuração do IBS (Imposto sobre Bens e Serviços), da CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) e do Imposto Seletivo.
Ou seja, os tributos não serão mais calculados de forma separada ou manual, mas sim com base em:
- Base de cálculo declarada na nota;
- Alíquota correta aplicada à operação;
- Local de origem e destino da operação (para fins de repartição do IBS);
- Tipo de produto ou serviço, especialmente se estiver sujeito ao IS.
Isso torna a emissão correta da nota fiscal um passo obrigatório para garantir o cumprimento da obrigação tributária e o aproveitamento adequado de créditos fiscais.
Intensificação do cruzamento de dados
Outra mudança importante trazida pela Reforma Tributária é o aumento do cruzamento de informações entre diferentes fontes, como:
- XMLs de entrada e saída;
- Escrituração Fiscal Digital (EFD);
- Informações do sistema contábil;
- Declarações de fornecedores e clientes.
Esse cruzamento será realizado por plataformas automatizadas de fiscalização, capazes de identificar divergências em tempo real. Com isso:
- Erros no preenchimento da nota poderão ser detectados automaticamente;
- Créditos indevidos poderão ser bloqueados;
- Recolhimentos incorretos gerarão notificações ou autuações.
Em resumo: a nota fiscal eletrônica deixa de ser apenas um documento de registro e passa a ser o principal instrumento de apuração digital dos tributos.
No ClickNotas você sabe tudo sobre a apuração de tributos em: “Por que a NF-e é essencial para a apuração de tributos”.
Qual o papel do certificado digital na emissão e validação das notas?
Com a chegada do IBS, CBS e IS, o certificado digital ganha ainda mais importância como ferramenta obrigatória para garantir segurança, validade jurídica e comunicação direta com o Fisco.
Ele será indispensável em todo o processo de emissão, assinatura e transmissão da nota fiscal eletrônica, especialmente no novo modelo de apuração automática dos tributos.
Assinatura digital e autenticidade do documento
A assinatura digital com certificado ICP-Brasil é o que torna a nota fiscal eletrônica um documento válido legalmente. Ela comprova que:
- A nota foi emitida por um contribuinte devidamente identificado;
- O conteúdo da nota não foi alterado após a emissão;
- O documento pode ser usado como prova fiscal em auditorias e fiscalizações.
Essa assinatura é aplicada diretamente no arquivo XML da NF-e, NFS-e ou NFC-e, garantindo sua autenticidade e integridade perante a Receita Federal, Secretarias de Fazenda estaduais e, agora, também ao Comitê Gestor do IBS.
Sem o certificado digital válido, a nota fiscal não é transmitida nem registrada, o que impede a apuração dos tributos e bloqueia o direito ao crédito.
Comunicação segura com os fiscos
Além da assinatura, o certificado digital é utilizado para estabelecer uma conexão segura entre os sistemas da empresa e os sistemas públicos de apuração tributária, como:
- SEFAZ (Secretaria da Fazenda Estadual);
- RFB (Receita Federal do Brasil);
- Comitê Gestor do IBS;
- Prefeituras, no caso da NFS-e.
Essa conexão criptografada assegura que os dados fiscais transmitidos sejam protegidos contra interceptações, fraudes ou alterações, o que é essencial em um ambiente de apuração totalmente digital, como o que está sendo implementado com a Reforma.
Importante: Empresas que já emitem notas fiscais eletrônicas provavelmente já usam o certificado digital, mas precisarão atualizar cadastros e revisar integrações para atender às novas exigências fiscais.
Saiba o papel do certificado na Reforma em: “Reforma Tributária e certificado digital: o que você precisa saber”.
A fiscalização muda com o novo modelo de nota fiscal?
Mais controle, menos papel
A partir da entrada em vigor do IBS, CBS e IS, a fiscalização se tornará mais automatizada e integrada entre os entes federativos. Isso acontece porque:
- Os tributos serão apurados com base nas informações do XML da nota fiscal;
- Haverá validações automáticas no momento da emissão, o que reduz a margem para erros e fraudes;
- O DANFE (documento auxiliar) continuará existindo para facilitar o transporte e conferência visual, mas não terá validade jurídica sem o XML devidamente assinado e autorizado.
Com isso, a dependência de papel diminui drasticamente, dando lugar a sistemas digitais de fiscalização cruzada que operam com alto nível de automação.
Isso significa que erros antes detectados só em fiscalizações presenciais poderão ser identificados imediatamente, no momento da emissão da nota.
Auditoria digital baseada em dados
A nova estrutura da nota fiscal com os tributos reformulados permitirá que a Receita Federal, os estados e os municípios:
- Acessem e analisem as informações fiscais digitalmente, por meio de sistemas integrados;
- Cruzamento automático de dados entre fornecedores, clientes, transportadoras e demais envolvidos na operação;
- Realizem auditorias digitais periódicas, com foco em inconsistências no preenchimento de XML, base de cálculo, alíquota aplicada, local da operação e outras variáveis.
Esse modelo exigirá das empresas um maior cuidado com o preenchimento correto da nota fiscal, especialmente com os campos relacionados ao IBS, CBS e IS, além de manter a segurança dos dados com certificados digitais válidos.
Importante: notas emitidas com erros poderão ser rejeitadas ou gerar autuações mesmo sem a necessidade de fiscalização presencial.
Saiba mais em: “Qual o uso do certificado digital na digitalização fiscal?”.
Perguntas frequentes sobre nota fiscal e Reforma Tributária
1. O layout da NF-e será totalmente substituído?
Não totalmente, mas será ampliado e adaptado para comportar os novos tributos: IBS (Imposto sobre Bens e Serviços), CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) e o IS (Imposto Seletivo).
- Novos campos obrigatórios serão adicionados ao XML para incluir informações específicas como alíquota, base de cálculo e valores de IBS, CBS e IS;
- Campos antigos referentes ao ICMS, ISS, PIS e Cofins serão removidos ou desativados gradualmente, conforme o cronograma de transição;
- O modelo geral da NF-e continuará sendo eletrônico e com validação digital, mas os parâmetros fiscais internos e as estruturas XML serão atualizados.
2. Empresas precisarão emitir novos tipos de nota fiscal?
Não será necessário criar um tipo completamente novo de nota, mas os sistemas emissores precisarão ser atualizados para lidar com:
- As novas exigências de preenchimento dos tributos reformulados;
- Regras diferenciadas para operações com IS, como nos casos de produtos com impacto ambiental ou riscos à saúde;
- Identificação correta da operação quanto à origem, destino e tipo de bem ou serviço, já que isso influencia no cálculo automático dos tributos.
Ou seja, o modelo permanece sendo a NF-e, NFS-e ou NFC-e, mas com novas exigências técnicas e legais.
3. O certificado digital continuará obrigatório na emissão?
Sim. O certificado digital continua obrigatório para todas as empresas obrigadas a emitir nota fiscal eletrônica.
Além disso, ele será ainda mais relevante na nova realidade fiscal, pois:
- Garante a autenticidade da nota fiscal;
- Permite a validação e transmissão segura dos documentos para o Fisco;
- Será exigido para acesso a sistemas de apuração e consulta de crédito e débito no novo modelo.
Atenção: empresas que não mantiverem seu certificado atualizado correm o risco de não conseguir emitir notas nem acessar plataformas governamentais de apuração.
4. Quando essas mudanças passam a valer oficialmente?
O cronograma da Reforma Tributária prevê:
- 2026: Início da fase de transição, com alíquotas simbólicas de IBS e CBS e exigência de destaque dos novos tributos nas notas fiscais;
- 2027: Extinção total de PIS e Cofins; início do recolhimento real da CBS;
- 2029 a 2032: Redução gradual de ICMS e ISS, com o IBS ganhando força;
- 2033: Sistema totalmente novo em vigor, com ICMS e ISS extintos, e IBS/CBS consolidados.
Portanto, a partir de 2026 todas as empresas devem estar com seus sistemas emissores ajustados, mesmo que os valores de IBS e CBS ainda sejam baixos no início.
Saiba o papel do certificado na Reforma em: “Reforma Tributária e certificado digital: o que você precisa saber”.
Conclusão: nota fiscal, tecnologia e segurança jurídica caminham juntas
A Reforma Tributária representa uma transformação profunda na forma como os tributos são apurados, declarados e recolhidos no Brasil. E, no centro dessa mudança, está a nota fiscal eletrônica que se consolida como o principal instrumento de cálculo, controle e fiscalização dos novos tributos: IBS, CBS e o Imposto Seletivo (IS).
Com a introdução de novos campos no XML, maior exigência de transparência nas operações e o uso intensivo de dados digitais, o modelo de nota fiscal deixa de ser apenas um documento fiscal e passa a ser uma peça essencial da conformidade tributária.
Nesse novo cenário, o uso do certificado digital, a atualização dos emissores de nota e a integração com sistemas contábeis e fiscais deixam de ser uma vantagem e se tornam necessidades operacionais básicas.
A tecnologia, portanto, será aliada estratégica das empresas não apenas para cumprir obrigações legais, mas também para garantir segurança jurídica, evitar autuações e assegurar o direito ao crédito tributário.
Empresas que se prepararem com antecedência, investindo em tecnologia e treinamento, estarão mais prontas para operar com eficiência e competitividade no novo ambiente fiscal brasileiro.
