e-CNPJ A3: vantagens, obrigatoriedade e diferenças em relação ao A1

O que é o e-CNPJ A3?

O e-CNPJ A3 é uma modalidade de certificado digital voltada exclusivamente para empresas.

Ele funciona como uma identidade eletrônica da pessoa jurídica, permitindo que a organização realize transações digitais com validade jurídica, assine documentos eletronicamente e acesse sistemas públicos e privados com segurança reforçada.

Esse tipo de certificado é vinculado ao CNPJ da empresa e é reconhecido por órgãos do governo, instituições financeiras e grandes corporações. Sua principal característica está no fato de ser emitido e armazenado em mídias físicas, o que proporciona maior segurança e controle de acesso.

Certificado Digital com Mídia Física Vinculado ao CNPJ

Diferente do e-CNPJ A1, que é armazenado digitalmente no computador, o A3 é emitido em dispositivos físicos, como tokens USB ou cartões inteligentes (smart cards). Isso significa que, para utilizar o certificado, é necessário conectar o dispositivo ao computador. Essa exigência física adiciona uma camada extra de proteção, dificultando o acesso não autorizado.

O certificado contém chaves criptográficas (pública e privada) que garantem a autenticidade e a integridade das transações. Apenas o representante legal registrado na Receita Federal pode usá-lo, assegurando que ações online representem oficialmente a empresa.

Armazenamento Externo: Token ou Cartão

O e-CNPJ A3 é armazenado em dispositivos criptográficos, como tokens USB ou cartões inteligentes, protegidos por senhas (PINs).  Isso impede cópias do certificado, aumentando a segurança contra acessos não autorizados. Diferentemente do A1, que fica no computador, o A3 exige conexão física ao dispositivo.

Os tokens USB são práticos e conectam-se diretamente ao computador, enquanto cartões inteligentes exigem uma leitora específica. Para usar o A3, é preciso instalar drivers fornecidos pela Autoridade Certificadora (AC). A mídia deve ser guardada em local seguro para evitar perdas ou danos, e a senha nunca deve ser compartilhada.

Validade Estendida e Respaldo da ICP-Brasil

O e-CNPJ A3 tem validade que varia de 1 a 5 anos, dependendo da AC. Essa duração maior reduz a frequência de renovações, economizando tempo e dinheiro em comparação com o A1, que expira em 1 ano.

Regulamentado pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001, o e-CNPJ A3 segue padrões rigorosos da ICP-Brasil, garantindo validade jurídica em todo o Brasil. Documentos assinados com o A3 têm o mesmo valor que uma assinatura autenticada em cartório.

Apenas ACs credenciadas, como o CertClick, podem emitir o e-CNPJ A3, assegurando sua autenticidade. Isso reforça a confiança de empresas e órgãos governamentais no uso do certificado.

Leia também: “O que é certificado digital e por que ele é obrigatório para tantas empresas”

Quais são as vantagens do e-CNPJ A3?

Optar pelo e-CNPJ A3 traz uma série de benefícios que vão muito além da autenticação digital básica. Este modelo é ideal para empresas que buscam mais segurança, mobilidade e praticidade no uso do certificado.

Confira algumas dessas vantagens:

Validade maior e menos renovações

Como falamos antes, o e-CNPJ A3, com validade de até 5 anos, exige menos renovações que o A1, que precisa ser renovado anualmente. Isso reduz custos administrativos e evita interrupções em processos fiscais.

Empresas com operações estáveis, como escritórios de contabilidade ou pequenas indústrias, se beneficiam da validade estendida. Menos renovações significam menos burocracia e mais foco no core business.

Economia real: embora o custo inicial do A3 inclua a mídia física (token ou cartão), a economia com renovações compensa, especialmente para empresas que planejam a longo prazo.

Portabilidade entre diferentes dispositivos

O e-CNPJ A3 pode ser usado em qualquer computador, desde que o token ou cartão esteja conectado. Isso é ideal para representantes legais que trabalham em diferentes escritórios, em home office ou durante viagens, como em consultorias ou firmas de advocacia.

Além disso, o A3 é perfeito para empresas que precisam de mobilidade, como aquelas que acessam o e-CAC ou eSocial em múltiplos dispositivos. O certificado não depende de um único computador, ao contrário do A1.

Por exemplo, um contador que atende clientes em diferentes cidades pode levar o token A3 para assinar documentos ou acessar sistemas fiscais, sem precisar reinstalar o certificado.

Segurança adicional na chave privada

Armazena a chave privada em um dispositivo físico protegido por PIN, reduzindo o risco de roubo ou acesso indevido. A ANCD (2020) aponta que 55,5% dos certificados digitais ativos no Brasil são do tipo A3, devido à sua segurança reforçada.

Como o certificado não fica no computador, ele é menos vulnerável a malware ou falhas de sistema, uma preocupação comum com o A1. Isso é crucial para empresas que lidam com dados sensíveis, como financeiras ou de saúde.

Apenas o portador da mídia física e da senha pode usar o e-CNPJ A3, garantindo que transações sejam realizadas exclusivamente pelo representante legal.

Integração com sistemas e versatilidade

• Integração com sistemas fiscais: o e-CNPJ A3 é compatível com sistemas como e-CAC, eSocial, SPED Fiscal e Conectividade Social ICP, usados para cumprir obrigações fiscais e trabalhistas. Ele permite assinar documentos, como contratos de fornecimento, com validade jurídica em poucos cliques.
• Versatilidade em setores: o A3 é amplamente usado em setores como construção civil, saúde e varejo, onde a mobilidade e a segurança são prioridades. Por exemplo, uma construtora pode usar o A3 para assinar contratos de licitação em diferentes canteiros de obra.
• Facilidade de uso com suporte: o CertClick oferece tutoriais e suporte técnico para integrar o e-CNPJ A3 com sistemas corporativos, garantindo que sua empresa aproveite ao máximo o certificado.

Quando o e-CNPJ A3 é obrigatório?

Embora o uso do certificado digital nem sempre seja obrigatório para todas as empresas, existem situações em que o e-CNPJ A3 é exigido por razões técnicas, legais ou operacionais. A seguir, destacamos os principais contextos:

Casos específicos exigidos por licitações e grandes corporações

Muitos editais de licitações públicas, como os do Comprasnet ou de prefeituras, exigem o e-CNPJ A3 devido à sua segurança e portabilidade. Ele é usado para assinar propostas, contratos e documentos de habilitação digitalmente.

Corporações em setores regulados, como saúde ou energia, frequentemente requerem o A3 em parcerias comerciais para garantir a autenticidade das transações.

Por exemplo, uma empresa de tecnologia que fornece softwares para órgãos públicos pode precisar do A3 para participar de licitações federais, garantindo conformidade com as normas da ICP-Brasil.

Normas internas de clientes ou instituições financeiras

Grandes empresas, como multinacionais, podem exigir o e-CNPJ A3 em contratos para assegurar a segurança das transações. Isso é comum em cadeias de suprimentos, como na indústria automotiva ou farmacêutica.

Bancos, como Itaú ou Bradesco, e cooperativas de crédito muitas vezes requerem o A3 para operações como abertura de contas corporativas, assinatura de contratos de crédito ou acesso a serviços digitais.

Normas internas de compliance de clientes ou instituições financeiras priorizam o A3 por sua proteção contra acessos não autorizados, especialmente em auditorias ou processos regulatórios.

Preferência por mobilidade em equipes empresariais

Empresas com equipes que trabalham em diferentes locais, como escritórios regionais ou em home office, optam pelo A3 por sua portabilidade. O representante legal pode levar o token para acessar sistemas em qualquer computador.

Escritórios de contabilidade, consultorias jurídicas e empresas de logística preferem o A3 para facilitar o acesso a sistemas fiscais por diferentes membros da equipe, desde que autorizados.

Por exemplo, uma empresa de logística pode usar o A3 para que o gestor assine notas fiscais ou acesse o eSocial em filiais diferentes, sem depender de um único dispositivo.

Setores e contextos específicos

• Setores regulados: indústrias como saúde, educação e construção civil frequentemente exigem o A3 devido a normas regulatórias rigorosas. Por exemplo, hospitais que emitem NF-e para serviços médicos precisam do A3 para acessar sistemas como o e-CAC.
• Tendências recentes: com o aumento das transações digitais no Brasil (crescimento de 15% nos certificados digitais entre 2020 e 2023, segundo a ANCD), o A3 é cada vez mais exigido em setores que priorizam segurança, como fintechs e startups de tecnologia.
• Integração com novas tecnologias: o e-CNPJ A3 é compatível com plataformas de assinatura digital, como DocuSign, e sistemas de blockchain para contratos inteligentes, ampliando sua relevância em mercados inovadores.

Diferença entre e-CNPJ A1 e A3

Apesar de ambos serem certificados digitais emitidos para empresas, o e-CNPJ A1 e o A3 possuem características técnicas e operacionais distintas. Entender essas diferenças é essencial.

Comparativo técnico e prático

• Armazenamento é a principal diferença: o e-CNPJ A1 é um arquivo digital (.PFX ou .P12) armazenado no computador ou servidor, enquanto o A3 usa uma mídia física (token ou cartão). Essa distinção afeta a segurança, mobilidade e usabilidade.
• Validade e custo: o A1 tem validade de 1 ano, exigindo renovações frequentes, enquanto o A3 pode durar até 5 anos, reduzindo custos a longo prazo.
• Praticidade vs. segurança: o A1 é ideal para automação, como emissão de NF-e em grande volume, enquanto o A3 prioriza segurança, sendo menos prático para processos automatizados devido à necessidade da mídia física.

Armazenamento, validade e instalação

• Armazenamento: o A1 permite backups e instalação em múltiplos dispositivos, mas é mais vulnerável a malware. O A3, armazenado em mídia física, não permite cópias, aumentando a segurança, mas exige cuidado para não perder o dispositivo.
• Validade detalhada: o A1 expira em 12 meses, enquanto o A3 varia de 1 a 5 anos, dependendo da AC.
• Instalação e compatibilidade: o A1 é instalado diretamente no computador, enquanto o A3 exige drivers e, para cartões, uma leitora.

Indicações por tipo de empresa ou uso

• e-CNPJ A1 é ideal para: e-commerces, indústrias ou empresas com emissão de notas fiscais em larga escala, devido à facilidade de automação. Por exemplo, uma loja online que emite 1.000 NF-e por dia se beneficia do A1 em servidores.
• e-CNPJ A3 é ideal para: empresas que priorizam segurança e mobilidade, como consultorias, escritórios de advocacia ou participantes de licitações. Um advogado que assina contratos em diferentes cidades prefere o A3 por sua portabilidade.
• Escolha estratégica: a ANCD sugere que pequenas empresas com operações centralizadas optem pelo A1, enquanto empresas com equipes móveis ou setores regulados escolham o A3.

Leia também: “A1 ou A3: qual tipo de certificado digital é ideal para sua empresa?”

Como emitir um e-CNPJ A3 com segurança

Emitir um e-CNPJ A3 é um processo simples, mas que exige atenção a detalhes técnicos e documentais para garantir a validade jurídica e a segurança do certificado. A seguir, explicamos cada etapa:

Documentação da empresa e do responsável legal

Documentos necessários para emissão: para emitir o e-CNPJ A3, você precisa apresentar:

• Cartão do CNPJ: atualizado (emitido há no máximo 5 dias, disponível em GOV.BR).
• Ato constitutivo: contrato social, estatuto ou certidão simplificada, registrado na Junta Comercial.
• Documento de eleição: atas de assembleias, se aplicável, indicando o representante legal.
• Documentos pessoais: RG, CNH ou outro documento com foto e CPF do representante legal. Originais são exigidos

Quem pode solicitar? Apenas o representante legal registrado na Receita Federal pode emitir o e-CNPJ A3. Procurações não são aceitas, garantindo que o certificado seja vinculado à pessoa autorizada.

Verifique a regularidade do CNPJ no site da Receita Federal antes de iniciar o processo. O CertClick oferece suporte para organizar a documentação e evitar erros.

Agendamento, videoconferência e recebimento do Token/Cartão

Passo a passo para emissão:

1. Escolha uma AC credenciada: opte por Autoridades Certificadoras que facilita a escolha com parcerias confiáveis.
2. Preencha o formulário online: informe os dados da empresa e do representante legal no site da AC.
3. Agende a validação: a validação pode ser presencial (em uma Autoridade de Registro) ou por videoconferência (para renovações, em algumas ACs). São coletados dados biométricos, como foto e impressões digitais.
4. Receba a mídia física: após a validação, a AR entrega o token USB ou cartão inteligente com o certificado. A instalação requer drivers fornecidos pela AC.

Prazos e custos: o processo leva de 1 a 3 dias úteis. Custos variam de R$ 200 a R$ 600, dependendo da AC e da validade (1 a 5 anos).

Desafios comuns: erros na documentação ou falta de compatibilidade com sistemas podem atrasar a emissão.

Dicas para guardar e utilizar com segurança

• Armazenamento seguro: guarde o token ou cartão em um local protegido, como um cofre, para evitar perdas ou roubos. Nunca compartilhe o PIN, pois ele é essencial para a segurança do certificado.
• Boas práticas de uso: configure o navegador (Chrome, Firefox) para reconhecer o certificado e instale os drivers fornecidos pela AC. Use computadores com antivírus atualizado e evite dispositivos públicos.
• Recuperação em caso de perda: o e-CNPJ A3 não permite backups. Se a mídia for perdida, contate a AC imediatamente para revogar o certificado e emitir um novo. O CertClick auxilia na revogação e reemissão, minimizando transtornos.

Saiba mais em: “Como emitir um certificado digital no CertClick: passo a passo completo”

Escolha o e-CNPJ A3 com o CertClick

No CertClick, simplificamos a emissão do e-CNPJ A3 com suporte técnico especializado, parcerias com ACs confiáveis e orientações para uso seguro.

Seja para emitir NF-e, assinar contratos ou acessar o e-CAC, nossa plataforma garante agilidade e segurança. Visite o CertClick, solicite seu e-CNPJ A3 e transforme a gestão digital da sua empresa! Compartilhe este guia para ajudar outros empreendedores a entenderem o e-CNPJ A3.