O que é necessário para criar sua assinatura digital
Criar uma assinatura digital exige mais do que simplesmente adicionar seu nome ou imagem a um documento eletrônico. Trata-se de um processo criptográfico estruturado, que segue diretrizes técnicas e legais estabelecidas pela ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).
Ao cumprir todos os requisitos, você garante que sua assinatura digital tenha validade jurídica, seja reconhecida em qualquer esfera, pública ou privada, e possa substituir assinaturas manuscritas com total segurança.
A seguir, entenda os três principais elementos necessários para criar sua própria assinatura digital:
Certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora
A assinatura digital só é válida legalmente quando vinculada a um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada à ICP-Brasil. Esse certificado funciona como uma identidade eletrônica, que comprova que aquela assinatura realmente pertence a você (pessoa física ou jurídica).
Características do certificado digital:
- Contém dados do titular, como CPF, CNPJ, nome completo, e-mail e chave pública;
- Garante autenticidade (quem assinou), integridade (o documento não foi alterado) e não repúdio (quem assinou não pode negar a autoria);
- Pode ser emitido nos formatos:
- A1 (arquivo digital instalado no computador ou celular)
- A3 (armazenado em token USB, cartão com leitora ou nuvem com autenticação dupla)
Para criar sua assinatura digital com segurança, é essencial que o certificado seja emitido por uma AC reconhecida. A CertClick é uma Autoridade Certificadora credenciada que permite a emissão de certificados digitais com validade jurídica em todo o território nacional, com processos rápidos e suporte especializado.
Softwares ou plataformas compatíveis
Após emitir seu certificado digital, é necessário utilizar softwares que reconheçam e apliquem assinaturas digitais com validade jurídica. Esses programas fazem a vinculação da chave criptográfica ao conteúdo do documento, gerando o que chamamos de “assinatura digital com carimbo de tempo”.
Exemplos de aplicações compatíveis:
- Adobe Acrobat Reader: permite aplicar assinaturas digitais em arquivos PDF;
- Microsoft Word (Office 365): oferece opção de inserção de certificado digital via selo de assinatura;
- Plataformas de assinatura digital integradas à ICP-Brasil: ideais para assinar, gerenciar e armazenar contratos com segurança e rastreabilidade;
- Sistemas ERP, contábeis e jurídicos: que aceitam certificados para emissão de NF-e, petições e documentos oficiais.
Ao usar softwares compatíveis, você garante que o documento poderá ser verificado por terceiros e reconhecido automaticamente como legítimo.
Requisitos de segurança (senha e chave privada)
A segurança da assinatura digital não está apenas na tecnologia do certificado, mas também no armazenamento da chave privada e nos cuidados adotados pelo titular.
Veja os principais requisitos de segurança:
- Chave privada: é o “código secreto” do seu certificado digital. Fica sob sua posse e é usada para assinar documentos. Nunca deve ser compartilhada.
- Senha ou PIN: protege o uso da chave privada. Pode ser solicitada toda vez que a assinatura digital for usada.
- Ambiente seguro: evite assinar documentos em computadores públicos ou sem antivírus. O ideal é usar um dispositivo confiável.
- Validade do certificado: todos os certificados têm prazo de validade (geralmente 1 ou 3 anos). Após esse período, é necessário renová-lo.
Além disso, evite armazenar o certificado A1 em nuvens públicas (como Google Drive ou OneDrive), a menos que o sistema possua criptografia e controle de acesso robusto. No caso do A3, guarde o token ou cartão criptográfico em local seguro, de uso pessoal
Leia também: “O que é certificado digital e para que serve”.
Passo a passo para criar a assinatura digital
Criar uma assinatura digital com validade jurídica no Brasil exige um processo estruturado, baseado nas diretrizes da ICP-Brasil. Ao seguir as etapas corretamente, você garante que sua assinatura será aceita em documentos legais, contratos, notas fiscais eletrônicas, petições jurídicas, laudos, entre outros.
Abaixo, veja o passo a passo essencial para criar, emitir e configurar sua assinatura digital com segurança.
Escolha do tipo de certificado (A1 ou A3)
Antes de emitir sua assinatura digital, é preciso definir qual tipo de certificado digital melhor atende às suas necessidades. No Brasil, os dois formatos mais utilizados são o A1 e o A3, cada um com características específicas.
Certificado Digital A1:
- É emitido em formato de arquivo digital (.pfx);
- Armazenado no computador, celular ou servidor seguro;
- Possui validade de 1 ano (renovável);
- Permite assinaturas automáticas em sistemas e softwares;
- Ideal para: MEIs, empresas que emitem notas fiscais eletrônicas (NF-e), e profissionais autônomos.
Certificado Digital A3:
- Armazenado em um token USB, cartão com leitora ou nuvem com autenticação adicional;
- Possui validade de 1 a 3 anos
- Requer inserção física ou autenticação sempre que for assinar;
- É considerado mais seguro em casos de exigência de preservação de chave privada;
- Ideal para: advogados, contadores, empresas que buscam maior controle de acesso ou exigências jurídicas mais rígidas.
Dica prática: se você precisa assinar com frequência e agilidade, o A1 é mais prático. Se a prioridade for controle físico e proteção da chave privada, o A3 é mais indicado.
Emissão junto à CertClick ou outra AC credenciada
Após definir o tipo de certificado ideal, o próximo passo é fazer a emissão com uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela ICP-Brasil. A CertClick, por exemplo, é uma AC que oferece a emissão com validação 100% online, atendimento humanizado e suporte técnico especializado.
Etapas para emissão do certificado:
- Escolha o tipo de certificado (A1 ou A3) e o plano desejado (validade, uso pessoal ou empresarial).
- Realize o agendamento da validação com apresentação de documentos (RG, CPF, comprovante de endereço, CNPJ se for PJ).
- Passe pela validação por videoconferência, como exigido pela ICP-Brasil (prova de vida e confirmação de identidade).
- Após aprovação, o certificado será emitido digitalmente (no caso do A1) ou entregue por token/cartão (no caso do A3).
- Receba as instruções de instalação e uso, diretamente pela plataforma ou com apoio técnico.
Importante: todo o processo é regulamentado pela ICP-Brasil e auditado para garantir segurança, privacidade e rastreabilidade.
Instalação e configuração em dispositivos
Com o certificado emitido, o último passo é instalar e configurar sua assinatura digital nos dispositivos em que ela será utilizada. Esse processo varia conforme o tipo do certificado:
Certificado A1:
- Você receberá um arquivo digital (.pfx) com senha.
- Pode ser instalado em quantos dispositivos forem necessários, desde que protegidos.
- A instalação é simples, normalmente feita em:
- Navegadores (Chrome, Firefox);
- Softwares como Adobe Reader;
- Sistemas de NF-e ou ERP.
Certificado A3:
- Se o certificado for físico (token ou cartão), você precisará:
- Instalar os drivers do dispositivo criptográfico;
- Conectar o token via USB (ou leitor de cartão);
- Informar o PIN de segurança ao assinar.
- No caso de certificado A3 em nuvem (com autenticação por app ou SMS), será necessário:
- Ativar o acesso via navegador seguro;
- Utilizar dupla autenticação (2FA) para assinar digitalmente.
Cuidados essenciais na configuração:
- Nunca compartilhe a senha/PIN do certificado com terceiros;
- Faça backups seguros (no caso do A1) e atualize senhas periodicamente;
- Certifique-se de que o dispositivo onde o certificado será usado está livre de vírus ou malwares.
Com isso, sua assinatura digital estará pronta para ser usada com validação automática em sistemas e documentos compatíveis, como contratos, laudos, arquivos PDF, petições judiciais, e muito mais.
Como usar sua assinatura digital em documentos
Depois de criar e configurar seu certificado digital, é hora de colocá-lo em prática e é aí que muitas pessoas percebem o verdadeiro poder da assinatura digital.
Mais do que apenas “assinar” um documento, a assinatura digital garante autenticidade, integridade e validade jurídica, tornando-a essencial em operações fiscais, contratuais e jurídicas.
Veja a seguir como usar sua assinatura digital em diferentes contextos do dia a dia profissional.
Assinatura de PDFs e contratos eletrônicos
A aplicação mais comum da assinatura digital no ambiente corporativo e jurídico está na assinatura de documentos em formato PDF, incluindo contratos, acordos, procurações, laudos técnicos, propostas comerciais, entre outros.
Como assinar um PDF com validade jurídica:
- Utilize um software confiável e compatível com a ICP-Brasil, como o Adobe Acrobat Reader;
- Selecione a opção “Certificar com assinatura digital”;
- Escolha o seu certificado (A1 ou A3);
- Insira a senha ou PIN;
- O software aplicará um carimbo de tempo e selará digitalmente o documento;
- Após assinado, qualquer alteração no conteúdo invalidará a assinatura.
Benefícios:
- Evita a impressão e escaneamento de contratos;
- É aceito por órgãos públicos e empresas privadas;
- Permite múltiplas assinaturas em um mesmo documento;
- Pode ser verificado por qualquer pessoa por meio de ferramentas como o verificador da ICP-Brasil.
Importante: nem todas as “assinaturas por imagem” ou cliques em botão “concordo” têm valor jurídico pleno. Para segurança total, use sempre assinatura digital com certificado válido.
Emissão de notas fiscais e relatórios oficiais
Se você atua como empresa, MEI, contador ou profissional liberal, a assinatura digital também é obrigatória para funções fiscais, especialmente em operações com o governo.
Principais usos com validade legal:
- NF-e (Nota Fiscal Eletrônica): exigida para vendas de produtos e serviços em quase todos os estados;
- CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico): usado no setor logístico;
- NFS-e (Nota Fiscal de Serviços): utilizada por prestadores de serviços em municípios integrados;
- Relatórios para Receita Federal e órgãos reguladores: como SPED Fiscal, eSocial, DCTF, entre outros.
Empresas que emitem NF-e são obrigadas a possuir certificado digital válido, geralmente do tipo A1 ou A3, emitido por AC credenciada à ICP-Brasil, como a CertClick.
Vantagens práticas:
- Automatiza a emissão de documentos fiscais via sistemas ERP;
- Garante a autenticidade da empresa emissora;
- Evita fraudes, rejeições na SEFAZ e atrasos em obrigações acessórias.
Validade em processos jurídicos e fiscais
A assinatura digital também é amplamente reconhecida no âmbito jurídico, com total respaldo legal no Brasil, conforme estabelece a Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e atualizações posteriores como a Lei 14.063/2020.
Onde sua assinatura digital tem validade jurídica:
- Processos eletrônicos (PJe, e-SAJ, Projudi): usada por advogados, peritos e servidores;
- Petições, contratos e procurações digitais;
- Procurações eletrônicas com validade nos cartórios (via e-Notariado ou e-Procuração da Receita Federal);
- Assinaturas de documentos societários e corporativos (como atas, contratos sociais, registros em juntas comerciais, etc.);
- Processos administrativos e fiscais junto a órgãos como Receita Federal, INSS, SEFAZ, etc.
Por que a validade é garantida?
- Porque a assinatura digital é vinculada a um certificado emitido por uma AC autorizada pela ICP-Brasil, o que dá presunção de veracidade à identidade do signatário;
- Toda assinatura tem carimbo de tempo, o que assegura que foi feita em determinada data/hora;
- O conteúdo do documento é lacrado criptograficamente, impedindo alterações após a assinatura.
Tribunais, cartórios e órgãos da administração pública aceitam assinaturas digitais ICP-Brasil sem necessidade de autenticação física ou presencial.
Certificado digital e nota fiscal? Saiba mais: “Emitir nota fiscal com certificado digital: como funciona e quais são os requisitos”.
Conclusão: sua assinatura digital é simples de criar e garante segurança total
Criar e utilizar uma assinatura digital pode parecer um processo técnico à primeira vista, mas como vimos neste guia, ele é acessível, seguro e altamente vantajoso para quem busca agilidade, economia e validade jurídica nas operações do dia a dia.
Com um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora como a CertClick, você pode assinar contratos, emitir notas fiscais, validar documentos e participar de processos jurídicos com credibilidade e autenticidade garantidas.
Além disso, o uso da assinatura digital reduz drasticamente o tempo gasto com burocracias, elimina a necessidade de papel e deslocamento físico, e ajuda a manter a conformidade com as leis brasileiras, como:
- Medida Provisória 2.200-2/2001, que institui a validade jurídica da assinatura digital;
- Lei 14.063/2020, que regulamenta o uso de assinaturas eletrônicas em interações com o poder público;
- Regras da ICP-Brasil, que asseguram padrões técnicos e segurança criptográfica.
Em resumo: se você deseja garantir eficiência, legalidade e proteção de dados, a assinatura digital é o caminho mais seguro e reconhecido atualmente.
Portanto, não adie a digitalização dos seus processos. Com as ferramentas certas e o certificado digital adequado, você pode transformar a forma como lida com documentos, seja como pessoa física, profissional liberal ou empresa.
