Assinatura eletrônica ou digital: qual é a diferença?

O que é assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica é um mecanismo de validação digital que permite a uma pessoa manifestar sua concordância com um conteúdo eletrônico, como contratos, autorizações, termos de serviço ou documentos internos.

Embora muitas vezes seja confundida com a assinatura digital, a assinatura eletrônica é uma categoria mais ampla, que engloba diversos tipos de autenticação realizados em ambiente digital, nem todos com o mesmo nível de segurança ou validade jurídica.

Segundo a Lei nº 14.063/2020, que regula o uso de assinaturas eletrônicas em comunicações com o poder público, uma delas oferece um grau diferente de proteção, sendo indicadas para diferentes tipos de documentos e contextos jurídicos.

A assinatura eletrônica se tornou uma alternativa eficiente à assinatura manuscrita, economizando tempo, reduzindo custos operacionais e eliminando a necessidade de documentos impressos.

No entanto, sua aplicação deve ser feita com cautela, pois nem toda assinatura eletrônica tem força legal em situações mais sensíveis, como emissão de notas fiscais ou processos judiciais.Público, existem três níveis de assinatura eletrônica: simples, avançada e qualificada. Cad

Tipos de assinatura eletrônica: simples, avançada e qualificada

Assinatura eletrônica simples

É o nível mais básico e menos seguro da assinatura eletrônica. Identificar o signatário com dados como:

• CPF, e-mail ou número de celular;
• IP do dispositivo;
• Login e senha em um sistema.

É amplamente utilizada em cadastros online, aceite de termos de serviço, autorização de pagamentos e documentos com baixo risco jurídico.

Limitações: não oferece mecanismos robustos para garantir a integridade do documento nem comprova, de forma inequívoca, que a pessoa que assinou é de fato quem deveria assinar. Por isso, pode ser facilmente contestada judicialmente.

Assinatura eletrônica avançada

Nesse nível, o sistema utilizado estabelece uma vinculação única entre o usuário e o documento assinado, por meio de dados eletrônicos que garantem maior segurança e rastreabilidade.

Exemplos de métodos utilizados:

• Biometria (digital, facial ou de voz);
• Autenticação em dois fatores (2FA);
• Geolocalização;
• Registro de dispositivos autorizados (fingerprint de navegador ou aparelho);
• Hash criptográfico do documento.

Esse tipo de assinatura é ideal para:

• Contratos de prestação de serviços entre empresas;
• Admissão e desligamento de colaboradores;
• Termos de confidencialidade;
• Processos de compliance.

Vantagem: já é aceito por diversas instituições, inclusive em transações com risco financeiro moderado. Ainda assim, não possui o mesmo reconhecimento jurídico que uma assinatura com certificado digital ICP-Brasil.

Assinatura eletrónica qualificada (assinatura digital)

Este é o único tipo de assinatura eletrônica que possui valor jurídico pleno no Brasil, equiparado à assinatura manuscrita com firma reconhecida.

Para ser considerada “qualificada”, a assinatura precisa:

• Ser feita com um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora (AC) credenciada pela ICP-Brasil;
• Utilizar um par de chaves criptográficas (pública e privada);
• Garantir integridade total do documento, com registro auditável e inviolável;
• Ser vinculada exclusivamente à pessoa física ou jurídica que a emitiu.

É obrigatória em:

• Emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e e NFS-e);
• Acesso ao e-CAC e SPED da Receita Federal;
• Petições judiciais eletrônicas;
• Contratos de alto valor ou com exigência de validade jurídica irrestrita.

Importante: embora tecnicamente seja uma assinatura digital, a assinatura eletrônica qualificada é juridicamente considerada uma categoria dentro da assinatura eletrônica, com os mais altos níveis de confiabilidade.

Uso em contratos de menor risco

A assinatura eletrônica simples ou avançada é ideal para documentos que não exigem autenticação formal por cartório ou certificado digital. São exemplos:

• Propostas comerciais e orçamentos;
• Contratos de adesão;
• Formulários de aceite;
• Aprovações internas;
• Autorizações entre colaboradores.

Esses documentos, por não envolverem grandes responsabilidades legais ou riscos financeiros significativos, podem ser assinados de forma mais flexível, desde que registrados em uma plataforma confiável e com logs de autenticação que sirvam como prova em caso de disputa.

Contudo, para contratos de valor elevado, cláusulas sensíveis ou implicações fiscais, o ideal é utilizar assinatura digital qualificada. Isso reduz o risco de impugnação judicial e protege a empresa contra fraudes ou inadimplência.

Vantagens e limitações legais

• Agilidade na formalização de documentos;
• Eliminação do uso de papel e processos físicos;
• Redução de custos com cartório, correios e impressão;
• Praticidade para empresas com alto volume de contratos;
• Flexibilidade para aplicar diferentes níveis de segurança conforme a necessidade.

Limitações jurídicas relevantes:

• Assinaturas simples podem ser facilmente contestadas por falta de comprovação de autoria;
• Em alguns casos, a justiça exige perícia técnica para validar uma assinatura eletrônica em disputas;
• Não é aceita em sistemas da administração pública que exigem autenticação com certificado digital ICP-Brasil;
• Em documentos com valor legal elevado, a assinatura eletrônica pode não ser considerada válida.

Por isso, ao escolher uma solução de assinatura, avalie não apenas a praticidade, mas o grau de proteção legal exigido pelo tipo de documento.

Leia também: “Como assinar documentos digitais com validade jurídica”. 

O que é assinatura digital

A assinatura digital é uma forma específica e altamente segura de assinatura eletrônica que utiliza um certificado digital para comprovar a identidade do signatário e garantir a integridade do documento assinado.

Diferente da assinatura eletrônica simples, que pode envolver login, e-mail ou autenticação em dois fatores, a assinatura digital é baseada em criptografia assimétrica, que associa um par de chaves: uma pública e uma privada.

Essa estrutura garante que o conteúdo do documento não possa ser alterado após a assinatura e que a autoria seja inequívoca e rastreável.

A assinatura digital é a única forma de assinatura eletrônica reconhecida legalmente como equivalente à assinatura manuscrita com firma reconhecida, e é exigida em diversas obrigações legais, especialmente nas áreas fiscal, contábil, jurídica e administrativa.

Uso de certificado ICP-Brasil

Para que a assinatura digital tenha validade jurídica plena no Brasil, ela deve ser feita com um certificado digital emitido no padrão da ICP-Brasil, a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira.

Esse certificado pode ser do tipo e-CPF (para pessoas físicas) ou e-CNPJ (para empresas), nos formatos A1 (arquivo) ou A3 (token ou cartão com leitora). Ele funciona como uma identidade virtual do titular e pode ser utilizado para:

• Assinar documentos digitais;
• Emitir notas fiscais eletrônicas (NF-e, NFS-e);
• Acessar portais como o e-CAC da Receita Federal, SPED, Conectividade Social, entre outros.

O certificado digital é armazenado de forma segura e só pode ser usado pelo titular, o que garante a autenticidade da assinatura e a inviolabilidade do documento.

Qualquer modificação posterior ao conteúdo assinado invalida a assinatura digital, gerando um alerta imediato de integridade comprometida.

Validade jurídica reconhecida em lei

A assinatura digital tem força legal total no Brasil, assegurada por dois dispositivos principais:

• Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que instituiu a ICP-Brasil e conferiu à assinatura digital o mesmo valor jurídico da assinatura manuscrita;
• Lei nº 14.063/2020, que reforça a obrigatoriedade da assinatura digital em comunicações com o poder público em determinadas situações e estabelece a hierarquia entre os tipos de assinaturas eletrônicas.

Com isso, qualquer documento assinado digitalmente com certificado ICP-Brasil:

• Tem presunção de autenticidade perante a lei;
• Pode ser usado em juízo, sem necessidade de reconhecimento adicional;
• Não precisa de testemunhas, firma reconhecida ou papel impresso para ter validade.

Além disso, a validade jurídica da assinatura digital é aceita em cartórios, tribunais, órgãos públicos e instituições financeiras, sem restrições.

Aplicações fiscais e jurídicas

A assinatura digital é amplamente utilizada em atividades que exigem rastreabilidade, segurança jurídica e conformidade legal. Entre suas aplicações mais comuns, estão:

Na área fiscal e contábil:

• Emissão de NF-e, NFS-e, CT-e e NFC-e;
• Assinatura de livros fiscais eletrônicos (SPED Fiscal, ECD, ECF);
• Acesso a sistemas como o e-CAC da Receita Federal, DCTFWeb, PerDComp, entre outros;
• Envio de obrigações acessórias pelo validador do SPED.

Na área jurídica:

• Assinatura de petições judiciais em sistemas como PJe (Processo Judicial Eletrônico);
• Elaboração de contratos com validade plena sem necessidade de cartório;
• Assinatura de laudos, pareceres e relatórios periciais;
• Validação de notificações extrajudiciais e documentos comprobatórios.

Na gestão empresarial:

• Assinatura de contratos com fornecedores e parceiros;
• Formalização de atas, procurações e alterações contratuais;
• Assinatura de documentos societários e contábeis de alto impacto.

Em todos esses contextos, a assinatura digital garante segurança criptográfica, rastreabilidade completa e validade jurídica inquestionável.

Saiba mais sobre o assunto: “Assinatura digital tem validade jurídica? Entenda como funciona a proteção legal”. 

Comparativo entre assinatura eletrônica e assinatura digital

Depois de entender as particularidades de cada tipo de assinatura, é natural que surjam dúvidas sobre qual escolher para cada situação. A seguir, fazemos um comparativo direto entre assinatura eletrônica e assinatura digital, com base em três critérios fundamentais: nível de segurança, validade jurídica e aplicabilidade prática.

Nível de segurança

A segurança de um método de assinatura digital envolve dois fatores principais:

1. Autenticidade — é possível provar quem assinou?
2. Integridade — o conteúdo do documento pode ser alterado?

Assinatura eletrônica

• Segurança variável, dependendo do nível (simples, avançada ou qualificada);
• Em geral, utiliza dados de autenticação comuns, como login, e-mail, IP ou autenticação em duas etapas;
• Pode ser vulnerável a fraudes se não for usada uma plataforma confiável com trilha de auditoria;
• Menos adequada para documentos críticos ou confidenciais.

Assinatura digital (ICP-Brasil)

• Baseada em criptografia assimétrica, com chave pública e privada;
• Utiliza um certificado digital emitido por Autoridade Certificadora credenciada;
• Garante a autoria e a inviolabilidade do documento;
• Toda modificação posterior invalida automaticamente a assinatura.

Resultado: a assinatura digital com certificado ICP-Brasil oferece o nível máximo de segurança disponível para documentos eletrônicos no Brasil.

Validade jurídica

A validade jurídica diz respeito à aceitação da assinatura como prova legal em contratos, processos judiciais, transações financeiras e interações com o poder público.

Assinatura eletrônica

• Pode ser aceita como prova, desde que haja elementos suficientes para comprovar a autoria e a integridade do documento;
• Não tem presunção de validade, pode ser contestada judicialmente;
• Em muitos casos, exige perícia técnica para comprovação de autenticidade;
• Não é aceita em obrigações legais mais complexas, como emissão de notas fiscais ou petições judiciais.

Assinatura digital (ICP-Brasil)

• Tem presunção legal de autenticidade, conforme MP nº 2.200-2/2001;
• Reconhecida por órgãos públicos, tribunais e instituições financeiras;
• Equivale à assinatura manuscrita com firma reconhecida;
• Aceita como única forma válida em documentos fiscais, contábeis e jurídicos de alto risco.

Resultado: a assinatura digital tem força jurídica superior e é a única que garante validade plena, sem necessidade de provas adicionais.

Quando escolher cada uma

A escolha entre assinatura eletrônica e digital depende de três fatores principais:

1. Nível de risco do documento;
2. Exigências legais específicas;
3. Custo-benefício em relação à operação envolvida.

Use assinatura eletrônica quando:

• O documento não exige certificado digital;
• A transação envolve baixo ou médio risco jurídico;
• É preciso assinar documentos de forma ágil e em volume elevado;
• Você utiliza plataformas com autenticação segura e registro técnico.

Exemplos:

• Propostas comerciais;
• Contratos internos;
• Termos de aceite;
• Documentos entre empresas com baixo impacto legal.

Use assinatura digital quando:

• O documento exige validade jurídica plena ou precisa ser aceito por órgãos públicos;
• A assinatura envolve responsabilidade fiscal, jurídica ou tributária;
• Você precisa de evidência robusta contra contestação;
• Há cláusulas sensíveis, valores altos ou dados confidenciais envolvidos.

Exemplos:

• Emissão de NF-e ou NFS-e;
• Contratos com alto valor financeiro;
• Petições em tribunais;
• Documentos contábeis e societários;
• Transações com a Receita Federal.

Leia agora: “O que é certificado digital e por que ele é obrigatório para tantas empresas”. 

Conclusão: a escolha depende da finalidade e exigências legais

A digitalização dos processos trouxe agilidade e economia, mas também exige decisões técnicas e jurídicas mais bem fundamentadas, e a escolha entre assinatura eletrônica e assinatura digital é uma delas. Embora ambas permitam assinar documentos online, não oferecem o mesmo nível de proteção, autenticidade e reconhecimento legal.

A assinatura eletrônica, em suas versões simples e avançadas, pode ser suficiente para transações de menor risco, como contratos internos, cadastros e termos de uso. No entanto, seu uso requer cautela, pois a ausência de mecanismos criptográficos robustos pode torná-la vulnerável à contestação jurídica, principalmente se não for coletada em uma plataforma confiável.

Já a assinatura digital com certificado ICP-Brasil é a única com validade jurídica plena, sendo obrigatória em diversos processos fiscais, contábeis, jurídicos e empresariais. Ela assegura autenticidade, integridade e irrefutabilidade, reduzindo significativamente os riscos de fraudes, disputas legais ou invalidação do documento.

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