Como emitir um certificado e-CNPJ A3 com token ou cartão

O que é o e-CNPJ A3 e por que escolher a mídia física

O e-CNPJ A3 é um certificado digital emitido para pessoas jurídicas, utilizado para identificar legalmente a empresa em ambientes online. Ele funciona como uma “assinatura digital oficial” da empresa, permitindo a realização de processos com valor jurídico, como:

• Envio de declarações à Receita Federal;
• Emissão de NF-e, CT-e, NFC-e;
• Acesso ao Conectividade Social da Caixa;
• Assinatura digital de contratos e documentos contábeis.

O diferencial do modelo A3 é que ele é armazenado em uma mídia física externa, como um token USB ou um cartão inteligente, o que aumenta a segurança e a portabilidade. Esse tipo de armazenamento garante que a chave criptográfica privada nunca seja exposta diretamente ao sistema operacional do computador, reduzindo riscos de clonagem ou vazamento.

Além disso, o e-CNPJ A3 costuma ter uma validade maior (1 a 3 anos), dependendo da certificadora escolhida, o que pode representar economia e menos burocracia no longo prazo.

Diferenças entre e-CNPJ A1 (software) e A3 (token/cartão)

Embora ambos os modelos tenham o mesmo objetivo, validar juridicamente a empresa em meios digitais, existem diferenças relevantes na forma de instalação certificado, uso e segurança entre o e-CNPJ A1 e o A3. A seguir, veja uma comparação prática:

Se você precisa de um certificado para uso em sistemas locais, com rapidez e praticidade, o modelo A1 pode atender. Já o A3 é mais robusto, portátil e seguro, ideal para ambientes com múltiplos usuários ou políticas rígidas de TI.

Vantagens de segurança do certificado A3 em mídia física

Segurança é, sem dúvida, o principal motivo que leva muitos profissionais e empresas a escolherem o modelo A3. Veja os principais diferenciais nesse quesito:

• Armazenamento externo: Como o certificado está em um token ou cartão, ele não fica exposto no sistema operacional, dificultando ações maliciosas como invasões ou clonagens.
• Uso controlado por PIN: A utilização do certificado A3 exige uma senha de acesso (PIN), o que impede que terceiros o utilizem sem autorização, mesmo com o dispositivo em mãos.
• Proteção contra malwares: Arquivos digitais, como os do A1, são vulneráveis a vírus e malwares. Já o A3, por estar em um hardware externo, não pode ser copiado nem adulterado.
• Ideal para múltiplos acessos seguros: O token pode ser transportado com facilidade e utilizado em diferentes máquinas, o que é útil para profissionais como contadores, que acessam sistemas de vários clientes.

Imagine que um funcionário instale um vírus acidentalmente no computador da empresa. Se o certificado for A1, há risco de roubo das credenciais. Com o A3, o invasor não tem acesso à chave criptográfica, pois ela nunca sai do dispositivo físico.

Saiba mais em: “A1 ou A3: qual tipo de certificado digital é ideal para sua empresa?”. 

Documentação necessária para emissão do e-CNPJ A3

Emitir um e-CNPJ A3 exige a apresentação de uma série de documentos oficiais, tanto da empresa quanto do representante legal que irá vincular o certificado ao CNPJ. Essa etapa é essencial para garantir a validação jurídica e a segurança do processo, já que o certificado será utilizado em transações eletrônicas com valor legal.

O processo é regulamentado pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), órgão vinculado ao Governo Federal, e seguido por todas as Autoridades Certificadoras (ACs) credenciadas.

É importante destacar que a validação dos documentos pode ser feita presencialmente ou por videoconferência (em alguns casos, dependendo da AC e tipo de certificado). Veja abaixo a lista completa que você precisa providenciar.

Documentos do representante legal da empresa

O representante legal é a pessoa que irá assinar o contrato com a certificadora e utilizar o certificado digital em nome da empresa. Essa pessoa deve estar oficialmente registrada como responsável no CNPJ da Receita Federal.

Documentos obrigatórios:

1. Documento de identificação oficial com foto:
   • Pode ser o RG ou a CNH válida (não vencida).
   • Estrangeiros: RNE (Registro Nacional de Estrangeiro) ou passaporte com visto válido.
2. CPF (Cadastro de Pessoa Física):
   • Normalmente já incluso no RG, mas deve ser apresentado separadamente se não constar.
3. Comprovante de endereço recente:
   • Em nome do representante legal, emitido nos últimos 3 meses.
   • Pode ser conta de luz, água, telefone, internet ou fatura de cartão de crédito.
4. Título de eleitor (em alguns casos):
   • Necessário para validações por videoconferência ou quando exigido pela AC.
5. E-mail e telefone de contato:
   • Devem estar atualizados para envio de comunicações e validações.

Dica prática: Todos os documentos devem estar em bom estado de conservação e com dados legíveis. Qualquer rasura ou inconsistência pode invalidar o processo de emissão.

Documentos da empresa

Além dos dados pessoais do representante, será necessário comprovar a existência jurídica da empresa. Para isso, são exigidos documentos que comprovem a abertura, situação cadastral e poderes de representação do responsável legal.

Documentos exigidos da empresa:

1. Cartão CNPJ atualizado (emitido no site da Receita Federal):
   • Deve estar ativo e com dados atualizados.
   • Você pode emitir gratuitamente em: https://servicos.receita.fazenda.gov.br/
2. Contrato Social ou Requerimento de Empresário (MEI):
   • Documento que comprove a constituição da empresa e o vínculo do representante legal.
   • No caso de sociedades, também é aceito o Estatuto Social ou Ata de Nomeação.
3. Última alteração contratual (se houver):
   • Caso o representante legal atual não esteja no contrato original, é preciso apresentar a última alteração registrada na Junta Comercial.
4. Documentos adicionais (dependendo do porte):
   • Empresas de médio e grande porte podem precisar apresentar balanço patrimonial, alvarás ou registro de conselho profissional (como OAB, CRC etc.), conforme exigência da certificadora.

Certificadoras sérias sempre exigem análise completa dos documentos antes da emissão. Desconfie de empresas que prometem certificado “sem burocracia” ou sem validação formal, isso pode comprometer a validade jurídica do seu e-CNPJ.

Saiba como escolher a  certificadora em: “Qual certificadora escolher: como comparar segurança, validade e preço”. 

Passo a passo completo para emissão do e-CNPJ A3

Agora que você já sabe o que é o e-CNPJ A3 e quais documentos são necessários, é hora de entender como funciona o processo de emissão. Embora existam pequenas variações entre as certificadoras, o fluxo geral segue exigências legais do ITI (Instituto Nacional de Tecnologia da Informação) e se divide em três etapas principais: agendamento, comparecimento e ativação.

Veja abaixo o passo a passo completo para emitir seu e-CNPJ A3 com token ou cartão inteligente.

Agendamento online e validação de documentos

O primeiro passo é agendar o atendimento com uma Autoridade Certificadora (AC). A maioria das certificadoras oferece a opção de agendamento direto pelo site, com horários disponíveis para:

• Atendimento presencial;
• Validação por videoconferência (apenas em casos específicos);
• Atendimento em domicílio ou empresa (serviço extra, oferecido por algumas ACs).

Etapas deste passo:

1. Escolha da certificadora: analise reputação, preço, validade e suporte técnico.
2. Preenchimento do formulário: informe dados da empresa e do representante legal.
3. Envio da documentação digitalizada:
   • A certificadora pode solicitar o envio prévio dos arquivos para análise.
   • Verifique se os arquivos estão legíveis e atualizados.
4. Confirmação do agendamento:
   • Você receberá um e-mail com local, data, horário e instruções para o atendimento.

Guarde todos os comprovantes enviados e confirme o local exato do atendimento (em alguns casos, pode ser uma unidade móvel ou um parceiro credenciado).

Comparecimento à autoridade certificadora com token/cartão

No dia agendado, o representante legal da empresa deve comparecer pessoalmente ao local indicado, levando:

• Todos os documentos originais;
• O token ou cartão inteligente, caso já tenha adquirido o dispositivo anteriormente.

Se ainda não tiver o dispositivo físico (token/cartão), é possível comprá-lo diretamente na AC no momento da emissão. Algumas certificadoras oferecem kits com desconto quando você adquire o certificado e o dispositivo juntos.

O que acontece nessa etapa:

• Conferência da documentação original pelo agente de registro;
• Coleta de dados biométricos e foto do representante legal;
• Assinatura do termo de titularidade;
• Assinatura digital do certificado pelo agente autorizado da AC.

Importante: O responsável pela empresa precisa estar presencialmente autorizado pela Receita Federal como representante legal. Procuradores ou terceiros não podem realizar esse processo, salvo com procuração específica e registrada em cartório (e mesmo assim, nem todas as ACs aceitam).

Ativação e testes do certificado

Após a conferência e assinatura, o certificado é emitido em tempo real. O operador da AC fará a instalação do e-CNPJ no token ou cartão e, em seguida, será realizado um teste de funcionamento, que pode incluir:

• Assinatura de um documento digital de teste;
• Acesso simulado a sistemas como o portal e-CAC da Receita Federal;
• Confirmação do PIN (senha de uso pessoal) do dispositivo.

Ao final do processo, você receberá:

• O dispositivo físico com o certificado instalado;
• O manual de uso e instalação do software necessário (drivers do token/cartão);
• Informações de suporte técnico da certificadora.

Guarde a senha (PIN) com segurança. Em muitos casos, o certificado não pode ser recuperado caso você esqueça a senha ou bloqueie o dispositivo, sendo necessária nova emissão.

Escolha entre token e cartão: qual a melhor opção?

Ao solicitar seu certificado digital e-CNPJ A3, você precisará decidir onde ele será armazenado: em um token USB ou em um cartão inteligente (smart card). Ambos oferecem o mesmo nível de segurança criptográfica e validade jurídica, mas apresentam diferenças importantes em usabilidade, custo e compatibilidade.

A CertClick ajuda você a entender essas diferenças para fazer uma escolha alinhada ao seu perfil profissional e à infraestrutura tecnológica da sua empresa.

Comparativo de durabilidade, portabilidade e custo

Na maioria dos casos, o token USB é a escolha mais prática e versátil, principalmente para quem precisa de mobilidade e facilidade de instalação. Já o cartão inteligente pode ser uma alternativa viável para ambientes mais estruturados, com infraestrutura técnica e uso em locais fixos.

Dica da CertClick: se você quer uma solução rápida de instalar, compatível com vários computadores e de fácil transporte, o token é o caminho ideal. Para empresas com rotinas centralizadas e suporte de TI, o cartão pode ser uma escolha interessante.

Compatibilidade com diferentes sistemas operacionais

Além de considerar o custo e o uso, é importante pensar na compatibilidade do dispositivo com o sistema operacional da máquina onde o certificado será utilizado.

Token USB:

• Compatível com Windows (8, 10, 11), Linux e macOS.
• Em muitos casos, é reconhecido automaticamente ao ser conectado via USB.
• Requer apenas a instalação de um driver simples.

Cartão inteligente:

• Necessita de:
  • Leitor de cartão físico (externo);
  • Driver do leitor + driver do cartão;
  • Eventuais atualizações de segurança no sistema operacional.
• Pode apresentar incompatibilidade se o leitor não for instalado corretamente.
• Melhor aproveitado em ambientes corporativos com suporte técnico disponível.

Sempre verifique se o computador tem porta USB funcional e sistema operacional atualizado. Se optar pelo cartão, certifique-se de que há leitor instalado e drivers compatíveis com o sistema em uso.

Leia agora: “Como assinar documentos digitais com validade jurídica”. 

Problemas comuns na emissão e como resolver

Apesar de o processo de emissão do e-CNPJ A3 com token ou cartão ser simples quando seguido corretamente, alguns erros técnicos ou documentais podem atrasar ou até impedir a liberação do certificado. Saber antecipadamente quais são os problemas mais comuns e como resolvê-los pode evitar retrabalho, custos extras e frustrações.

Na CertClick, buscamos garantir uma emissão segura e fluida, mas sempre orientamos nossos clientes a verificarem cada etapa com atenção, principalmente nas partes técnicas e na organização da documentação.

Token não reconhecido pelo computador

Um dos erros mais frequentes após a emissão do certificado é o computador não reconhecer o token USB, impossibilitando o uso do certificado A3 em sistemas como e-CAC, eSocial ou emissão de NF-e.

Esse problema pode estar relacionado a:

Causas comuns:

1. Driver do token não instalado ou desatualizado;
2. Porta USB com defeito ou mau contato;
3. Sistema operacional incompatível ou sem atualizações recentes;
4. Software de leitura (middleware) não instalado;
5. Token danificado fisicamente (em casos mais raros).

Como resolver:

• Acesse a área de suporte e baixe o driver correspondente ao seu modelo de token (modelo geralmente informado na nota fiscal).
• Teste o token em outra porta USB ou outro computador para descartar defeito físico.
• Verifique se o sistema operacional é compatível (Windows, Linux ou macOS) e se o navegador permite acesso à mídia criptográfica.
• Reinicie o computador após instalar os drivers.
• Em casos persistentes, entre em contato com o suporte técnico para atendimento especializado.

Dica útil: mantenha os drivers e softwares sempre atualizados. A maioria dos problemas de leitura do token está ligada à ausência ou obsolescência dos drivers.

Erros na validação de documentos da empresa,

A análise documental é uma etapa fundamental na emissão do certificado digital. Se houver qualquer divergência, desatualização ou rasura, a certificadora pode reprovar o processo, o que exige reagendamento ou complementação de dados.

Erros mais comuns:

1. CNPJ desatualizado ou com dados divergentes na Receita Federal;
2. Contrato social ilegível, incompleto ou não registrado na Junta Comercial;
3. Representante legal não consta nos documentos apresentados;
4. Alterações contratuais não enviadas quando há mudança de sócio ou administrador;
5. Assinaturas ou carimbos faltando nos documentos digitais escaneados.

Como evitar e corrigir:

• Antes do agendamento, consulte o Cartão CNPJ no site da Receita Federal e verifique se os dados do representante estão corretos.
• Certifique-se de que está apresentando a versão mais recente do contrato social e todas as alterações posteriores registradas.
• Os documentos devem estar digitais (PDF) e legíveis, sem cortes ou rasuras.
• Se houver dúvidas sobre a documentação exigida, consulte o checklist disponível no site ou entre em contato com o atendimento.

Leia agora: “Como validar uma assinatura digital: saiba se o documento é autêntico”. 

Perguntas frequentes sobre emissão do e-CNPJ A3

Antes de emitir o seu certificado digital e-CNPJ A3, é natural que surjam dúvidas sobre regras, prazos, permissões e exigências técnicas.

Posso emitir e-CNPJ A3 para sócios?

Depende. O e-CNPJ A3 só pode ser emitido para o representante legal da empresa, ou seja, a pessoa formalmente registrada como responsável perante a Receita Federal.Se o sócio não for o representante legal oficial no CNPJ, ele não poderá emitir o certificado digital em nome da empresa.

Em situações específicas, é possível que um sócio utilize uma procuração com poderes específicos (registrada em cartório) para realizar o processo, mas nem todas as Autoridades Certificadoras aceitam esse modelo, e o uso da procuração deve seguir regras rígidas.

Qual o prazo de validade do certificado?

O prazo de validade do e-CNPJ A3 pode variar entre 1, 2 ou até 3 anos, dependendo da opção escolhida no momento da contratação.

Como funciona:

• 1 ano: ideal para empresas que estão testando o uso do certificado ou possuem rotinas esporádicas.
• 2 anos: equilíbrio entre custo e praticidade.
• 3 anos: mais econômico no longo prazo, indicado para empresas com uso contínuo e planejado.

Após o vencimento, é necessário realizar uma nova emissão, repetindo as etapas de validação e apresentação de documentos.

Dica: Fique atento à data de expiração do seu certificado para evitar a interrupção de serviços como NF-e, e-CAC, Simples Nacional, entre outros.

Preciso levar o token na emissão?

Sim, se você já adquiriu previamente o token USB ou o cartão inteligente, é importante levá-lo no dia da validação presencial. O certificado digital será instalado diretamente no dispositivo físico após a validação dos seus documentos.

Caso ainda não possua o token ou cartão, a CertClick oferece a opção de adquirir o dispositivo na hora da emissão, com orientação técnica completa para instalação e ativação do certificado.

Atenção: o certificado digital do tipo A3 não pode ser emitido sem a mídia física, já que ele precisa ser criptografado dentro do dispositivo (token ou cartão) para garantir segurança e validade jurídica.