Diferença entre digitalizar e criar documentos eletrônicos
Embora os termos sejam muitas vezes usados como sinônimos no dia a dia corporativo, há uma diferença conceitual e prática fundamental entre digitalizar um documento e criar um documento eletrônico nativo. Essa distinção afeta não só a forma como os arquivos são produzidos e gerenciados, mas também sua validade jurídica, autenticidade e eficiência operacional.
Digitalização
A digitalização consiste em converter documentos originalmente físicos em arquivos digitais, por meio de equipamentos como scanners, multifuncionais ou até aplicativos móveis. Esse processo cria uma imagem eletrônica do documento físico, muitas vezes em formato PDF ou JPEG.
Apesar de ser uma forma prática de preservar e arquivar documentos antigos, a digitalização ainda depende da existência prévia do papel. Além disso, para que esse documento tenha valor legal, pode ser necessário um processo adicional — como assinatura digital com certificado ICP-Brasil ou digitalização com fé pública (como prevê a Resolução 37 do CNJ para documentos judiciais).
Documentos eletrônicos
Documentos eletrônicos são aqueles gerados inteiramente em meio digital, sem passar pelo papel. Eles são criados em ferramentas como editores de texto, sistemas ERP ou plataformas de assinatura digital, e podem ser assinados eletronicamente desde a origem.
Esses documentos têm uma grande vantagem: por serem nativamente digitais, permitem controle completo sobre versões, metadados, logs de acesso, edição colaborativa e certificações de autenticidade, desde sua criação.
Conceitos básicos e implicações legais
No Brasil, a digitalização com valor jurídico está prevista em normas como a MP 2.200-2/2001, que criou a ICP-Brasil, e leis como a Lei da Liberdade Econômica (13.874/2019). Segundo essas diretrizes, um documento digitalizado pode ter validade legal desde que cumpra certos requisitos de segurança e autenticidade.
Três conceitos fundamentais sustentam a validade legal:
- Autenticidade: confirma que o documento é fiel ao original e que sua origem pode ser verificada. Pode ser reforçada com assinatura digital e certificado ICP-Brasil.
- Integridade: assegura que o conteúdo do documento não foi alterado após a digitalização. O uso de arquivos em formato PDF/A e assinatura digital ajuda a preservar esse atributo.
- Valor jurídico: de acordo com a MP 2.200-2/2001 e o CPC/2015, documentos assinados com certificado digital têm o mesmo valor legal que um documento físico com firma reconhecida.
Portanto, não basta escanear: é preciso adotar processos e ferramentas que tornem o documento digital tão confiável quanto o original.
Cuidados ao digitalizar documentos empresariais
Digitalizar documentos empresariais vai além da praticidade: envolve responsabilidade com a legibilidade, confiabilidade e validade jurídica desses arquivos.
Empresas que adotam esse processo devem garantir que os documentos digitalizados mantenham qualidade, integridade e segurança, além de serem armazenados corretamente.
A seguir, destacamos os principais cuidados:
Qualidade
A qualidade da digitalização é o primeiro passo para garantir a utilidade real do documento. Imagens distorcidas, incompletas ou ilegíveis comprometem a validade e o uso no dia a dia.
Boas práticas:
- Resolução mínima de 300 DPI (pontos por polegada) – ideal para preservar detalhes finos, textos pequenos e assinaturas.
- Ajuste de contraste e iluminação – para evitar sombras, reflexos ou distorções.
- Verificação visual imediata – revise cada arquivo após o escaneamento para garantir que esteja completo e legível.
Dica: documentos como contratos, RGs e comprovantes precisam estar 100% legíveis para serem aceitos em processos jurídicos ou validações fiscais.
Formato
O formato do arquivo digital influencia diretamente na facilidade de uso, armazenamento e segurança jurídica.
Recomendações:
- PDF/A – formato padronizado e indicado para arquivamento de longo prazo, aceito em tribunais e órgãos públicos.
- OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) – converte imagens em texto pesquisável, facilitando buscas internas.
- Padrão de nomeação – use nomes claros e padronizados, como: 2025-07-01_contrato-cliente-x.pdf.
Além disso, evite formatos como .jpg ou .png para documentos oficiais eles dificultam buscas, edições e têm maior risco de perda de qualidade.
Segurança
A segurança da informação é um dos pilares da digitalização. Documentos empresariais contêm dados sensíveis que exigem proteção contra perda, acesso não autorizado ou alterações indevidas.
Medidas indispensáveis:
- Criptografia de ponta a ponta – tanto no armazenamento quanto durante o envio (uso de HTTPS, por exemplo).
- Acesso controlado por permissões – defina quem pode visualizar, editar ou excluir documentos.
- Backup regular – mantenha cópias atualizadas em servidores diferentes ou em nuvem confiável.
- Logs de auditoria – registre todas as ações feitas nos documentos para rastreabilidade e compliance.
Importante: se um documento for alterado ou exposto indevidamente, a empresa pode sofrer penalidades, inclusive com base na LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
Digitalização com valor legal: como garantir
Um dos principais equívocos sobre digitalização é acreditar que todo documento escaneado já possui valor legal. Na prática, apenas converter um papel em PDF não garante validade jurídica. Para que um documento digitalizado tenha força legal equivalente ao original físico, ele precisa seguir alguns critérios técnicos e legais.
A digitalização com valor legal exige que a empresa implemente medidas que assegurem autenticidade, integridade e autoria e isso passa, principalmente, pela adoção de tecnologias como assinatura digital e certificados digitais emitidos pela ICP-Brasil.
Assinatura digital e certificado digital
A assinatura digital é uma tecnologia baseada em criptografia que autentica documentos eletrônicos, vinculando-os de forma única à identidade de uma pessoa física ou jurídica. Ela só é válida quando vinculada a um certificado digital emitido por uma Autoridade Certificadora oficial, como o e-CPF ou e-CNPJ.
Vantagens da assinatura digital:
- Autenticidade – garante quem assinou o documento.
- Integridade – qualquer alteração posterior invalida a assinatura.
- Validade jurídica – reconhecida legalmente no Brasil pela MP 2.200-2/2001, com força probatória plena.
Na prática, um contrato escaneado e assinado com um certificado digital do tipo e-CPF possui o mesmo valor legal que uma versão impressa com firma reconhecida.
Além disso, o uso da assinatura digital:
- Reduz burocracia e tempo de tramitação de documentos;
- Elimina a necessidade de reconhecimento de firma em cartório;
- Permite arquivamento seguro e rastreável por longos períodos.
Leia também: “Como assinar documentos digitais com validade jurídica”
Vantagens da digitalização para empresas
A digitalização de documentos não é apenas uma tendência tecnológica — é uma estratégia empresarial inteligente que melhora a gestão, reduz custos e fortalece a segurança da informação. Empresas que adotam processos digitais eficientes ganham agilidade, organização e maior controle sobre seus dados.
A seguir, veja as principais vantagens:
Redução de espaço e organização
Um dos primeiros impactos visíveis da digitalização é a eliminação da papelada e dos arquivos físicos, o que resulta em:
- Mais espaço físico no ambiente de trabalho;
- Menor gasto com armazenamento, caixas e armários;
- Facilidade de acesso aos documentos por meio de sistemas de busca digital.
Com documentos digitalizados e bem organizados, o tempo gasto para encontrar arquivos é reduzido drasticamente, aumentando a produtividade e evitando retrabalho.
Segurança da informação
Manter documentos apenas em papel aumenta os riscos de perda, roubo, extravio ou danos por incêndios e enchentes. Já com a digitalização, é possível aplicar protocolos avançados de segurança, como:
- Criptografia de dados no envio e no armazenamento;
- Controle de acesso por níveis de permissão;
- Auditoria e rastreamento de quem acessou ou alterou os arquivos;
- Backups automáticos e em nuvem para garantir cópias seguras.
Essas práticas atendem às exigências da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e proporcionam mais tranquilidade jurídica à empresa.
Conclusão: digitalização eficiente e juridicamente segura
A digitalização de documentos vai muito além da conveniência. Quando feita com planejamento e atenção às normas legais, ela representa um salto de eficiência e segurança para as empresas.
Revisando os pontos principais:
- Digitalizar com qualidade, formato adequado e segurança é essencial;
- Assinar digitalmente com certificado ICP-Brasil garante validade jurídica plena;
- A adoção de processos digitais organiza, protege e agiliza a gestão documental.
Empresas que investem em digitalização profissional e confiável saem na frente, economizam recursos e estão mais bem preparadas para lidar com auditorias, exigências fiscais e contratos com validade legal.
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