Como assinar um PDF, Word ou contrato com segurança

Principais formas de assinar documentos digitais

Existem diversas maneiras de assinar digitalmente um documento, mas no Brasil, as mais utilizadas e reconhecidas pela legislação são:

1. Assinatura digital com certificado digital (ICP-Brasil)
2. Assinaturas eletrônicas, divididas em simples e avançadas

A diferença entre elas vai muito além da tecnologia usada. Envolve nível de segurança, provas de autenticidade e o tipo de documento que está sendo assinado.

Assinatura digital com certificado ICP-Brasil

A assinatura digital baseada no padrão ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira) é a forma mais segura e reconhecida de assinar documentos eletrônicos. Ela utiliza um certificado digital, emitido por uma autoridade certificadora habilitada, como a CertClick.

Como funciona:

• O usuário precisa ter um certificado digital válido (tipo A1 ou A3);
• A assinatura gera um código criptografado único, impossível de ser falsificado;
• O documento é protegido contra alterações após a assinatura;
• A validade é automaticamente reconhecida por softwares como Adobe Acrobat Reader.

Vantagens:

• Tem valor legal equivalente a firma reconhecida em cartório;
• É exigida em atos oficiais, documentos fiscais, licitações e processos judiciais;
• Garante rastreabilidade, autenticidade e integridade do conteúdo.

Quando usar:

• Emissão de notas fiscais eletrônicas (NF-e, NFC-e);
• Assinatura de contratos com órgãos públicos;
• Transações empresariais de alto valor;
• Processos contábeis, fiscais e societários.

Assinaturas eletrônicas simples e avançadas

As assinaturas eletrônicas são aquelas feitas sem o uso de um certificado ICP-Brasil, mas que ainda assim garantem a identificação do signatário e a integridade do documento.

Segundo a Medida Provisória 2.200-2/2001, elas são legalmente válidas quando aceitas pelas partes envolvidas e desde que seja possível comprovar quem assinou o documento.

Tipos de assinatura eletrônica:

1. Simples:

• Nome digitado no final do contrato;
• Clique para aceitar termos;
• Assinatura por login e senha ou e-mail/SMS;
• Usada para situações de baixo risco jurídico.

2. Avançada:

• Exige autenticação mais rigorosa: geolocalização, biometria, selfie com documento, token, etc.;
• Gera logs e relatórios de auditoria;
• Mais indicada para contratos comerciais, acordos de serviço e documentos entre empresas.

Com a CertClick: a CertClick disponibiliza soluções de assinatura eletrônica conforme o nível de exigência do documento, simples ou avançada, com registro de data, hora, IP do signatário, hash do documento e relatórios de autenticação para assegurar a integridade e validade da operação.

Quando cada tipo é aceito legalmente

A Medida Provisória 2.200-2/2001, que regula a assinatura digital no Brasil, estabelece que documentos eletrônicos podem ter validade jurídica mesmo sem certificado digital ICP-Brasil, desde que haja provas suficientes da autoria e da integridade do documento.

No entanto, para determinadas situações, principalmente quando há exigência legal específica, somente a assinatura com certificado digital ICP-Brasil é aceita.

Veja abaixo um panorama prático:

Leia também: “Assinatura eletrônica ou digital: qual é a diferença?”. 

Como assinar um PDF com certificado digital

Assinar digitalmente um PDF é uma das maneiras mais seguras de validar um documento eletrônico. Com o uso de um certificado digital padrão ICP-Brasil, a assinatura eletrônica passa a ter validade jurídica plena, equivalente-se a uma assinatura manuscrita com firma reconhecida.

Esse processo garante autenticidade, integridade e não repúdio, sendo aceito em contratos, documentos jurídicos, arquivos corporativos e até atos públicos.

Veja abaixo o passo a passo completo para assinar um PDF com segurança, desde a instalação do certificado até a validação da assinatura no documento final.

Instalação do certificado no computador

O primeiro passo para assinar um PDF com certificado digital é garantir que o certificado esteja instalado corretamente no seu dispositivo. Existem dois tipos mais comuns:

• Certificado A1: arquivo digital (.pfx ou .p12) instalado diretamente no computador;
• Certificado A3: armazenado em cartão inteligente (smart card) ou token USB.

Como instalar o certificado A1:

1. Localize o arquivo de certificado digital emitido (.pfx ou .p12);
2. Dê um duplo clique para iniciar o assistente de instalação;
3. Siga as instruções: informe a senha de instalação, selecione o repositório “Pessoal” e conclua;
4. Finalize o processo e reinicie o computador, se necessário.

Como instalar o certificado A3:

1. Conecte o token USB ou o cartão inteligente no leitor;
2. Instale os drivers do dispositivo (fornecidos pelo fabricante ou autoridade certificadora);
3. Verifique se o certificado aparece nos navegadores e sistemas;
4. Use o gerenciador de certificados para testar a leitura e operação.

Dica: o certificado precisa estar acessível pelo sistema para que o software de assinatura (como o Adobe Reader) o reconheça.

Passo a passo no Adobe Acrobat Reader

O Adobe Acrobat Reader é uma das ferramentas mais utilizadas para leitura e assinatura de PDFs com certificado digital ICP-Brasil. Além de gratuito, ele valida automaticamente a assinatura conforme a cadeia da certificação nacional.

Passo a passo para assinar um PDF:

1. Abra o documento PDF no Adobe Acrobat Reader;
2. Vá até “Ferramentas” > “Certificados” > “Assinar digitalmente”;
3. Com o cursor do mouse, selecione a área do PDF onde deseja inserir a assinatura;
4. O sistema exibirá uma lista com os certificados disponíveis no seu dispositivo;
5. Escolha o certificado desejado e clique em “Continuar”;
6. Confirme os dados da assinatura (nome, CNPJ/CPF, autoridade emissora);
7. Salve o PDF com um novo nome ou sobrescreva o original.

A assinatura digital será inserida no local selecionado, com data, hora, identificação do titular e validação criptográfica.

Validação automática da assinatura no arquivo

Após a assinatura, o próprio Adobe Reader realiza a validação automática do certificado, desde que ele tenha sido emitido por uma autoridade reconhecida pela ICP-Brasil.

O que esperar ao abrir um PDF assinado:

• Uma barra azul no topo com a mensagem:
  “Assinado e todas as assinaturas são válidas.”
• Clicando na assinatura, é possível ver:
  • O nome do assinante;
  • A data e hora da assinatura;
  • A autoridade certificadora;
  • A integridade do documento (se foi ou não alterado depois da assinatura).

Se o arquivo for modificado após a assinatura, a validação será invalidada automaticamente, garantindo a segurança jurídica do conteúdo.

Em caso de erro na validação:

• Verifique se o Adobe Reader está atualizado;
• Confira se o certificado está instalado corretamente;
• Cheque a cadeia de certificação da ICP-Brasil;
• Veja se o documento não foi alterado após a assinatura.

A validação automática é um dos principais diferenciais da assinatura com certificado digital ICP-Brasil. Ela elimina a necessidade de autenticação manual ou reconhecimento de firma.

Como assinar contratos em Word e plataformas online

Com o avanço da digitalização de processos jurídicos e empresariais, assinar contratos diretamente no Word ou em plataformas online tornou-se uma prática comum. A facilidade, no entanto, deve vir acompanhada de segurança jurídica, principalmente quando há exigência de validade legal ou autenticação perante terceiros.

Nesta seção, você entenderá:

• Como funciona a assinatura digital nativa no Microsoft Word;
• Como utilizar plataformas online integradas ao certificado digital;
• E quais cuidados tomar para evitar fraudes e garantir a integridade dos contratos assinados eletronicamente.

Opções nativas do Microsoft Word

O Microsoft Word possui funcionalidades integradas que permitem assinar documentos com certificados digitais padrão ICP-Brasil, o que pode ser útil em contratos simples, termos e propostas comerciais.

Como assinar um documento Word com certificado:

1. Abra o documento no Word;
2. Vá até a aba “Inserir” e clique em “Linha de Assinatura” > “Linha de Assinatura do Microsoft Office”;
3. Preencha os dados do signatário (nome, título, e-mail, etc.);
4. Clique duas vezes sobre o campo criado para inserir a assinatura digital;
5. O sistema identifica os certificados disponíveis no computador;
6. Selecione o certificado correspondente e confirme a assinatura.

Após esse processo, o Word aplicará uma assinatura criptografada no documento e bloqueará edições posteriores. Qualquer modificação no arquivo invalidará automaticamente a assinatura.

Importante: para essa funcionalidade funcionar, é necessário que o certificado digital esteja instalado corretamente e que o Office esteja configurado para validar a cadeia da ICP-Brasil.

Limitações do Word:

• O arquivo assinado pode não ser validado automaticamente por terceiros;
• Nem todos os sistemas reconhecem esse tipo de assinatura sem um processo de conversão (ex: para PDF);
• Recomendado apenas em fluxos internos ou com validação complementar (como carimbo do tempo ou verificação manual).

Ferramentas online integradas ao certificado digital

Para fluxos mais robustos e juridicamente exigentes, o ideal é utilizar plataformas online específicas para assinatura digital, que oferecem integração com certificados ICP-Brasil, autenticação por múltiplos fatores, registro da operação e emissão de comprovantes eletrônicos.

Como funciona o processo em uma plataforma especializada:

1. O usuário faz login na plataforma com autenticação segura;
2. O contrato é enviado ou criado diretamente no ambiente digital;
3. A plataforma identifica o signatário via certificado digital;
4. O documento é assinado com criptografia, carimbo do tempo e autenticação vinculada;
5. Ao final, o sistema gera um log de assinatura, identificando:
   • IP de acesso;
   • Data e hora;
   • Certificado utilizado;
   • Status da integridade do documento.

Essas plataformas também oferecem integrações com sistemas de gestão empresarial (ERP), CRM e repositórios na nuvem, permitindo controle de fluxo de assinaturas, organização jurídica e rastreabilidade completa.

A assinatura digital com certificado ICP-Brasil em plataforma online oferece o mais alto nível de segurança jurídica previsto pela legislação brasileira.

Cuidados para evitar fraudes em contratos digitais

Apesar da praticidade, contratos assinados digitalmente exigem atenção a boas práticas de segurança da informação e conformidade jurídica, para evitar vulnerabilidades e garantir a autenticidade do documento.

Recomendações essenciais:

• Verifique a autenticidade do certificado do signatário (data de validade, autoridade certificadora, titularidade);
• Nunca aceite documentos digitalizados com imagem de assinatura como forma válida de contrato, sem autenticação adicional;
• Utilize sempre documentos em formato PDF com certificação embutida (o Word pode ser facilmente editável e não protege a integridade do conteúdo);
• Certifique-se de que o sistema usado registro o histórico da assinatura e oferece meios de comprovar sua integridade (ex: hash, carimbo do tempo, log de eventos);
• Evite enviar documentos confidenciais por e-mail sem criptografia, prefira plataformas que protejam o tráfego e o armazenamento dos arquivos.

Atenção com assinaturas “digitais” informais:

Muitas pessoas ainda confundem a imagem da assinatura manuscrita com assinatura digital de verdade. A primeira não tem valor jurídico, a menos que venha acompanhada de comprovação da autoria e da integridade do documento.

Leia agora: “Como validar uma assinatura digital: saiba se o documento é autêntico”. 

Conclusão: assine documentos digitais com segurança e validade jurídica

A assinatura de documentos digitais, como arquivos em PDF, Word ou contratos eletrônicos, já não é mais uma tendência, é uma realidade consolidada nas rotinas empresariais, jurídicas e pessoais. No entanto, a segurança e a validade jurídica ainda são pontos críticos que exigem atenção.

Ao longo deste guia, você viu que existem múltiplas formas de assinar documentos digitalmente, desde métodos simples, como assinaturas eletrônicas com autenticação básica, até assinaturas digitais com certificado ICP-Brasil, que oferecem o mais alto grau de confiança e validade legal.

Escolher o método certo depende do tipo de documento, das exigências legais da operação e do nível de segurança necessário. Sempre que possível, prefira assinaturas digitais com certificação reconhecida e uso de plataformas que garantam integridade, autenticação e rastreabilidade.

Documentos assinados corretamente com certificado digital são aceitos em processos judiciais, auditorias, órgãos públicos e contratos privados, sem necessidade de reconhecimento de firma.

Para isso, conte com soluções que estejam em conformidade com a legislação brasileira e que ofereçam suporte técnico e segurança criptográfica em todas as etapas da assinatura digital.

Se você ainda não possui um certificado digital ou precisa de uma solução prática e segura para assinar contratos e arquivos eletrônicos, conheça a CertClick. Com tecnologia ICP-Brasil, emissão online e suporte completo, ela conecta você à nova era da confiança digital.