Diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital
Usamos muito essa expressão “assinatura digital” como tudo igual, mas juridicamente existem diferenças importantes:
- Assinatura eletrônica é um termo genérico que envolve métodos digitais de manifestação de vontade: pode ser uma confirmação por e-mail, um clique em “li concordo” ou um código enviado por SMS.
- Já a assinatura digital, no contexto legal brasileiro, é um tipo específico de assinatura eletrônica que utiliza criptografia associada a certificado digital emitido por autoridade reconhecida. É a única com respaldo incontestável de integridade e autenticidade pela ICP‑Brasil.
Validade jurídica de cada tipo de assinatura
Assinatura Eletrônica Simples
- Exemplos comuns: aceite por e-mail, cliques em botões, tokens de whatsapp.
- Quando usada em contratos entre partes privadas, pode ter validade, mas depende da prova da intenção e da identidade. Em disputas judiciais, seu valor será avaliado caso a caso, e frequentemente exige confirmação adicional da parte adversa.
Assinatura Digital com Certificado ICP‑Brasil
- É feita com chaves criptográficas e certificado digital por e‑CPF ou e‑CNPJ.
- Tem presunção legal de autoria e integridade, conforme o MP 2.200‑2 e a Lei 13.874/19 (Marco Legal da Liberdade Econômica).
- Reconhecida automaticamente por todas as plataformas jurídicas e órgãos públicos; dispensa reconhecimento de firma, autenticação em cartório ou testemunhas.
- A vinculação entre o documento e o signatário é comprovada de forma inquestionável.
Em resumo, a assinatura digital com certificado ICP‑Brasil oferece a solução mais segura, robusta e juridicamente confiável para formalizar contratos, termos e documentos empresariais.
Certificado digital: a chave para validade legal
No universo da formalização digital de documentos, o certificado digital funciona como o RG eletrônico de pessoas físicas ou jurídicas. Ele é o que autentica a identidade de quem assina e garante que o conteúdo não foi alterado após a assinatura. Sem ele, não há como garantir a integridade ou autoria com valor jurídico inquestionável.
O certificado digital é gerado e validado por uma cadeia de confiança chamada ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), e é por isso que ele tem valor legal pleno — inclusive em processos judiciais, órgãos públicos e fiscalizações governamentais.
Papel da ICP-Brasil e da Autoridade Certificadora
A ICP-Brasil é uma estrutura normativa criada pelo governo federal por meio da Medida Provisória 2.200-2/2001. Sua função é estabelecer regras, supervisionar e validar a emissão de certificados digitais no Brasil.
Dentro desse ecossistema, atuam dois elementos principais:
- Autoridade Certificadora (AC): É a entidade (como a CertClick, por exemplo) autorizada a emitir certificados digitais para usuários finais. Ela garante que aquele e-CPF ou e-CNPJ pertence, de fato, à pessoa física ou empresa identificada.
- Autoridade de Registro (AR): É o braço operacional da AC, responsável por coletar os dados e documentos do solicitante e validar sua identidade presencialmente ou via videoconferência, dependendo do tipo de certificado.
Esse processo de emissão é criterioso justamente para garantir autenticidade, confidencialidade e integridade, três pilares essenciais para dar ao documento assinado valor jurídico total.
Ou seja, com um certificado digital emitido por uma AC da ICP-Brasil, qualquer documento assinado digitalmente é considerado autêntico, com presunção de veracidade e sem necessidade de autenticação adicional.
Leia também: “O que é ICP-Brasil e qual seu papel na validade jurídica dos documentos digitais?“
Passo a passo para assinar digitalmente
Realizar a assinatura digital de documentos é um processo simples, mas que requer atenção a detalhes técnicos e jurídicos para garantir a validade legal. A seguir, veja o passo a passo ideal para fazer isso de forma segura:
- Adquira um certificado digital ICP-Brasil
- O primeiro passo é obter um certificado digital (e-CPF ou e-CNPJ), emitido por uma Autoridade Certificadora confiável, como a CertClick.
- Você pode escolher entre modelos em nuvem, cartão com leitora ou token. Cada formato oferece níveis distintos de praticidade e segurança.
- Escolha uma plataforma de assinatura confiável.
Para garantir validade jurídica, segurança e conformidade com a LGPD, é essencial utilizar uma plataforma de assinatura digital que siga os padrões estabelecidos pela ICP-Brasil. Prefira soluções que ofereçam:- Integração com certificados digitais emitidos por Autoridades Certificadoras credenciadas;
- Registro automático de data, hora e integridade do documento;
- Interface amigável e acessível tanto por desktop quanto dispositivos móveis;
- Camadas extras de autenticação para validação do signatário;
- Suporte técnico ativo e recursos para armazenamento seguro dos documentos.
- Assine o documento
- Com o certificado em mãos e a plataforma escolhida, basta fazer o upload do documento.
- Siga as instruções da ferramenta para aplicar sua assinatura digital, geralmente inserindo sua senha do certificado.
- O documento assinado receberá um selo digital e metadados que garantem autenticidade, integridade e rastreabilidade.
- Armazene e compartilhe com segurança
- Guarde o documento assinado em local seguro (preferencialmente na nuvem).
- Evite edições após a assinatura, pois isso invalida a certificação.
- Ao enviar para terceiros, certifique-se de que o documento esteja no formato original (PDF ou XML, por exemplo).
Plataformas e ferramentas seguras
Utilizar a plataforma correta é fundamental para manter a conformidade com a LGPD e garantir a validade jurídica dos documentos. Prefira ferramentas que:
- Possuam integração com certificados ICP-Brasil
- Mantenham logs de acesso e assinaturas
- Ofereçam suporte técnico e treinamento
- Sejam compatíveis com múltiplos dispositivos (desktop, mobile, token, nuvem)
Esses sistemas, além de facilitar o processo de assinatura, também contribuem para a organização digital da empresa, otimizando fluxos de trabalho e diminuindo custos com papel, deslocamento e armazenamento físico.
Documentos que podem ser assinados digitalmente
A certificação digital possibilita a assinatura jurídica de uma ampla variedade de documentos, abrangendo desde questões contratuais até processos internos administrativos. Veja alguns exemplos importantes:
- Contratos comerciais e societários: acordos de prestação de serviços, parcerias, locações, compra e venda. Assinar digitalmente confere segurança e elimina a burocracia cartorial.
- Termos de confidencialidade (NDAs): essenciais em negociações sensíveis — a assinatura digital dá respaldo legal imediato.
- Propostas comerciais e orçamentos: tornam-se mais ágeis e confiáveis com validade jurídica, sem necessidade de impressão.
- Documentos contábeis e fiscais: declarações, relatórios, demonstrativos e notas fiscais eletrônicas ganham integridade e autenticidade com certificação digital.
- Procurações, certidões e documentos societários: requeridos por cartórios e órgãos públicos a versão digital tem o mesmo valor que o original em papel autenticado.
- Folhas de pagamento e contratos de trabalho: processados de forma mais segura, especialmente para empresas com equipes remotas ou distribuídas.
Se o documento depender de assinatura, validação ou controle legal, a assinatura digital com certificado ICP-Brasil é a solução mais eficaz e confiável.
Conclusão: segurança e agilidade para sua empresa
A adoção da assinatura digital com certificado ICP-Brasil oferece uma combinação poderosa para qualquer empresa: legalidade e velocidade em um único formato.
- Segurança real: criptografia, rastreabilidade e integridade por padrão, sem espaço para dúvidas sobre autenticidade.
- Agilidade operacional: processos que antes exigiam deslocamento, impressão ou reconhecimento notarial agora podem ser finalizados com poucos cliques.
- Validade jurídica plena: contratos, termos e documentos assinados digitalmente têm respaldo legal reconhecido, dispensando burocracia tradicional.
- Eficiência e inovação: automatize seu fluxo de trabalho, reduza custos e fortaleça a imagem da sua empresa como inovadora e confiável.
Se a sua organização busca evoluir com segurança, reduzir burocracia e aumentar valor, implementar a assinatura digital é um passo estratégico que une tecnologia, conformidade e competitividade de forma sustentável.
